W województwie śląskim, jak również w innych regionach Polski, znaleźć można sale biznesowe, m.in. w malowniczych okolicznościach przyrody lub w centrum miasta. W dzisiejszych czasach z uwagą należy podejść do organizowania tego typu spotkań, aby zyskać pewność, że każde z nich okaże się sukcesem.
Przejdź na skróty:
Obiekty konferencyjne – co należy wziąć pod uwagę?
Obecnie różne obiekty oferują sale konferencyjne, jakie można wynająć na kilka godzin lub nawet kilka dni. Wystarczy w Google wpisać “konferencje Śląsk“, “śląskie obiekty konferencyjne” aby odnaleźć te najbardziej popularne, jakie umiejscowione są np. w centrum Katowic, Poznania, Warszawie, itd.
Należy wybrać takie miejsca, jakie wynajmującym są w stanie zaoferować bogatą ofertę. Nie tylko same sale. Musi być to miejsce, jakie pozwala zorganizować różnorodne spotkania biznesowe. Na pewno należy sprawdzić to czy nowoczesne sale konferencyjne znajdują się w takim miejscu, gdzie będzie można bez trudu dojechać, z uwzględnieniem komunikacji krajowej lub miastowej. W końcu nie każda osoba ma szansę na to, żeby skorzystać z własnego lub wynajmowanego auta. Skoro już o samochodach mowa, należy sprawdzić to czy obiekty szkoleniowe posiadają parking dla wszystkich gości biznesowych. Tak, aby nikt nie miał problemu z pozostawieniem swojego pojazdu na cały okres trwania konferencji.
Co oferuje centrum konferencyjne?
Każde centrum konferencyjno – szkoleniowe powinni zaoferować sale, które będą dopasowane do zaproszonej liczby gości. Należy jednak uwzględnić to, aby sala nie była za mała. Tak, aby wszyscy mogli swobodnie się w niej pomieścić. Nie może być ona także za duża, aby goście “nie gubili” się w przestrzeni, co też niekorzystnie może prezentować się na zdjęciach, jakie stanowić będą dokumentacje z tego wydarzenia.
Przeglądając oferty obiektów konferencyjnych na pewno należy zapytać o pojemność sal. Osoby odpowiedzialne za opiekę nad takimi miejscami, na pewno będą w stanie zaoferować takie sale, jakie będą spełniać indywidualne wymagania. Trzeba także uwzględnić jedną rzecz. Przykładowo – jeżeli na spotkanie ma zostać zaproszonych 100 osób, nie ma co szukać większej sali. Pójdą za tym dodatkowe koszta, a można być pewnym tego, że i tak komplet gości nigdy się nie stawi. Po co więc płacić za niewykorzystaną przestrzeń?
Co można znaleźć w obiektach konferencyjnych?
Oprócz samych sal, ważne jest to, co można znaleźć w środku. W salach konferencyjnych liczy się sprzęt, który będzie ułatwiał przekaz w trakcie całego spotkania. Tak, aby mieć pewność, że odbiorcy będą wyraźnie słyszeć, widzieć i nawiązanie z nimi ewentualnych interakcji, nie będzie stanowić żadnego problemu. Na miejscu do dyspozycji powinny być sprzęty multimedialne, głośniki, mikrofony, tablice, itd. Ważne jest również to, aby gościom móc zapewnić miejsca do siedzenia. Niekiedy wystarczą same krzesła. Są jednak sytuacje, kiedy spotkanie wymaga także obecności stolików – takie kwestie należy uzgodnić już na samym wstępie. Jeszcze przed podpisaniem umowy, aby mieć pewność, że w tym najważniejszym dniu nie zabraknie podstawowych elementów.
Wygodne i komfortowe hotele konferencyjne
Szkolenia, konferencje, spotkania o charakterze biznesowym organizowane są na ogół z dala od wielkich miast, w malowniczej okolicy. W miejscach, które pozwalają połączyć przyjemne z pożytecznym. W ciągu dnia omawiane są ważne sprawy biznesowe. Po ich zakończeniu, późnym popołudniem i wieczorem, można oddać się relaksowi w przyjemnym miejscu, które skłania dodatkowo do odpoczynku.
Może na miejscu dostępna będzie strefa Wellness. Pozwoli to odpocząć od wielkomiejskiego zgiełku, który wypełnia szarą, codzienną rzeczywistość. Jeżeli spotkanie ma trwać kilka dni, na pewno należy sprawdzić czy poza salami konferencyjnymi, na miejscu można liczyć na wygodne pokoje dla gości. Tak, aby wszystko znajdowało się pod ręką, w jednym miejscu, dzięki czemu będzie można oszczędzić sobie jeżdżenia po kilku placówkach.
W takich miejscach właśnie organizowane są nie tylko konferencje, ale także wyjazdy integracyjne, jakie ze swoim rozmachem, także przeniosły się na zdecydowanie wyższy poziom.
Kameralne przestrzenie, jakie znajdują się poza wielkimi miastami, na uboczu, są bardzo chętnie wynajmowane do organizacji konferencji i innych spotkań biznesowych.
Czy warto samemu zorganizować konferencję?
Pytanie, które chodzi wielu przedsiębiorcom po głowie. Przyznać trzeba, że duża część osób powierza ten obowiązek wyspecjalizowanym agencjom, jakie wiedzą, gdzie szukać najlepszych sal konferencyjnych na terenie województwa śląskiego lub w innych miejscach.
Są jednak tacy, którzy mają już upatrzone takie miejsca, jakie znajdują się m.in. w bliskiej odległości od portu lotniczego, że samodzielna organizacja konferencji nie stanowi dla nich trudności. Wiedzą oni, że na terenie obiektu, który został przez nich wybrany, można znaleźć wiele udogodnień, jakie wpływać będą na komfort osób zebranych.
Kwestia odnosząca się do tego, kto zabierze się za organizowanie całego spotkania, powinna zostać rozstrzygnięta przez samego przedsiębiorcę.
