Każdy niemal spotkał się w życiu z sytuacją, w której chciałby przedłużyć dobę o kilka godzin, tak by uporać się z natłokiem obowiązków. Chociaż doby nie da się rozciągnąć, to jednak lepsze organizowanie czasu pracy, który posiadamy, jest już jak najbardziej wykonalne. Wówczas nie tylko uporamy się z pracą szybciej, ale i pozostanie nam więcej tego bezcennego zasobu na inne aktywności. Jak to osiągnąć? Przeczytaj.
Przejdź na skróty:
Co to jest organizacja czasu pracy?
Organizacja czasu pracy to planowanie i zarządzanie w przemyślany sposób swoim czasem pracy tak, aby jak najmniejsza jego ilość była marnowana na nieproduktywne czynności. W obecnych czasach dociera do nas przytłaczająca ilość bodźców, przez co nietrudno odwrócić naszą uwagę, nawet jeśli nie mamy problemów ze skupieniem. Jeśli dodać do tego prokrastynację, czyli dość częsty nawyk odkładania zadań na później oraz obecność rozpraszaczy takich jak komunikatory, media społecznościowe, gry, filmiki, można łatwo dość łatwo wpaść w pułapkę dużych, a trudno zauważalnych strat czasu. Świadome organizowanie czasu pracy wymaga samodyscypliny, określenia celów, jakie chcemy osiągnąć, stworzenia planu działania, a także wyboru metody, która pomoże nam w codziennej pracy.
Jak zorganizować sobie czas pracy – popularne metody
Jak już wspomniano, istnieją metody organizowania własnego czasu, które mogą znacznie ułatwić nam zadanie. Warto przetestować wszystkie i wybrać dla siebie najbardziej komfortową i skuteczną.
Oto niektóre z nich:
- metoda Kiss – chociaż jej nazwa wskazuje na angielskie słowo oznaczające pocałunek, to w istocie rozwijana jest do keep it simple, stupid (nie komplikuj tego, głupku). Wynaleziona przez amerykańskich lotników w celu uproszczenia budowy silników lotniczych, może być z powodzeniem stosowana przy organizacji czasu. Zakłada tworzenie prostych celów i łatwych do osiągnięcia kroków, a także unikanie, w miarę możliwości, skomplikowanych rozwiązań, których wdrażanie i poprawianie może być dużym wydatkiem czasowym.
- metoda GTD – tym razem skrót rozwija się do “Getting Things Done” – doprowadzanie roboty do końca. Jest to bardziej złożona metoda, której wdrożenie wymaga przyzwyczajenia, ale pozwala osiągnąć niesamowite efekty. Składa się z pięciu kroków: najpierw spisujemy na kartce lub innym dowolnym nośniku wszystkie zadania, które przyjdą nam do głowy. Następnie analizujemy, ile czasu nam zajmą, czy są bardzo istotne i czy można je komuś przekazać. Następnie katalogujemy zadania wedle stopnia skomplikowania. Kolejny ważny krok to regularne dodawanie i porządkowanie zadań. Na koniec pozostaje już tylko ostatni krok – realizacja.
- metoda pomodoro – jej nazwa pochodzi od minutnika w kształcie pomidora, który był używany przez projektanta metody. Należy użyć dowolnego licznika czasu i odmierzać interwały 25 min na pracę oraz 5 min na przerwę. Po czterech takich cyklach przysługuje nam dłuższa przerwa. Metoda ta pomaga uzyskać większą kontrolę nad czasem oraz satysfakcję z wykonywanych zadań.
- kwadrat zarządzania czasem – ta nietrudna do zastosowania metoda zakłada grupowanie swoich zadań wedle ułożonych w kwadrat czterech grup: pilne i ważne, niepilne i ważne, nieważne i pilne oraz nieważne i niepilne. Jak można się domyślić, tej ostatniej grupy należy jak najczęściej unikać.
- zasada ABC – bardzo prosta metoda, w której katalogujemy zadania według priorytetu – A – z najwyższym i C – z najniższym. Nawet tak proste grupowanie pozwala uniknąć wielu rozpraszaczy.
Efektywna organizacja czasu pracy – wskazówki
Poza powyższymi metodami warto stosować kilka wskazówek, które dodatkowo uwolnią nam nieco czasu. Przede wszystkim na czas pracy usuńmy ze swojego otoczenia wszelkie wymienione już rozpraszacze, może też pomóc specjalny tryb “nie przeszkadzać” w telefonie. Warto nie tylko analizować i organizować swoje zadania, ale także wykonaną pracę, efekty i sukcesy, co będzie dodatkową motywacją do samodoskonalenia. Jeśli chodzi o prawo pracy doskonałym pomysłem jest szkolenie prawo pracy. Ciekawą ofertę takich szkoleń można znaleźć w ofercie firmy Most Wanted, która proponuje np. szkolenie z zarządzania czasem w warunkach pracy zdalnej i hybrydowej. Te coraz popularniejsze formy pracy wymagają szczególnych zdolności organizacyjnych i samodyscypliny.
