Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne narzędzie Ministerstwa Finansów, które umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej. System wprowadza jednolity standard tzw. faktur ustrukturyzowanych, zwiększając bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, ograniczając błędy i usprawniając rozliczenia podatkowe między przedsiębiorcami a administracją skarbową.
Przejdź na skróty:
Co to jest KSeF?
KSeF to ogólnopolska platforma teleinformatyczna służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Krajowy System e-Faktur został on wprowadzony przez Ministerstwo Finansów jako narzędzie usprawniające obieg dokumentów między przedsiębiorcami a administracją skarbową. System umożliwia przesyłanie faktur bezpośrednio do bazy Ministerstwa, gdzie są one weryfikowane pod względem poprawności formalnej i nadawany jest im unikalny numer identyfikacyjny.
Dzięki temu możliwe jest zapewnienie większej przejrzystości transakcji, ograniczenie ryzyka nadużyć podatkowych oraz automatyczne archiwizowanie dokumentów przez okres 10 lat. Wprowadzenie KSeF ma na celu ujednolicenie standardu fakturowania w Polsce i ułatwienie kontroli rozliczeń podatkowych. System pozwala na automatyzację procesów księgowych, skrócenie czasu obiegu dokumentów oraz eliminację błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.
Jak działa KSeF?
W ramach KSeF obsługa dokumentów odbywa się w pełni elektronicznie, z pominięciem tradycyjnego obiegu papierowego. Po utworzeniu e-faktury w formacie zgodnym z wymaganiami Ministerstwa Finansów jest ona przesyłana do systemu i automatycznie sprawdzana pod względem poprawności danych i struktury. W przypadku pozytywnej weryfikacji nadawany jest jej unikalny numer identyfikacyjny, potwierdzający wystawienie i zarejestrowanie w systemie. Od tego momentu dokument uznaje się za dostarczony odbiorcy, który może go pobrać bezpośrednio z platformy KSeF.
E-faktura w systemie KSeF umożliwia automatyzację procesów księgowych oraz usprawnia komunikację między kontrahentami a administracją skarbową. Wszystkie dokumenty przechowywane są w systemie przez okres 10 lat, co eliminuje potrzebę ich ręcznego archiwizowania. Dostęp do nich odbywa się za pośrednictwem oprogramowania zintegrowanego z KSeF lub dedykowanych aplikacji, a autoryzacja użytkowników realizowana jest przy użyciu podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego albo tokenu KSeF.
Co jest potrzebne do wystawienia faktury online w KSeF?
Do wystawienia faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) wymagany jest dostęp do systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów oraz oprogramowania z nim zintegrowanego. Użytkownik musi uwierzytelnić się za pomocą podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego lub tokenu KSeF, co pozwala na jednoznaczną identyfikację wystawcy. Faktury ustrukturyzowane tworzone są w formacie XML, zgodnym ze schematem udostępnionym przez Ministerstwo, co umożliwia ich automatyczne odczytywanie i przetwarzanie.
Do poprawnego wystawienia faktury potrzebne jest przygotowanie pełnych danych o sprzedawcy, nabywcy, towarach lub usługach oraz kwotach transakcji. System automatycznie sprawdza poprawność wprowadzonych informacji, a po pozytywnej weryfikacji nadaje dokumentowi unikalny identyfikator. Cały proces odbywa się elektronicznie, bez konieczności drukowania i ręcznego przesyłania dokumentów, co skraca czas obiegu faktur i zmniejsza ryzyko błędów formalnych.
Jak poprawić błąd w e-fakturze w KSeF?
W przypadku popełnienia błędu należy wystawić tzw. fakturę korygującą w tym samym systemie, zachowując odniesienie do pierwotnego dokumentu. Faktura korygująca, podobnie jak faktura pierwotna, jest przesyłana do KSeF w formacie XML i podlega weryfikacji pod względem poprawności danych. Po jej zatwierdzeniu nadawany jest numer identyfikacyjny, co umożliwia powiązanie jej z fakturą pierwotną i zapewnia pełną przejrzystość rozliczeń.
W sytuacji, gdy faktura została wystawiona do niewłaściwego nabywcy lub zawiera błędy formalne uniemożliwiające korektę, konieczne jest wystawienie nowego dokumentu z poprawnymi danymi. System automatycznie przechowuje zarówno fakturę pierwotną, jak i korygującą, dzięki czemu możliwe jest śledzenie pełnej historii zmian. Takie rozwiązanie zwiększa bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i minimalizuje ryzyko nadużyć, a jednocześnie pozwala na zachowanie pełnej transparentności w relacjach między kontrahentami a administracją skarbową.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur zapewnia bezpieczeństwo danych, przejrzystość obiegu dokumentów oraz ułatwia kontrolę nad procesem fakturowania. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF pozwala uniknąć błędów, przyspiesza proces księgowy i usprawnia współpracę z administracją skarbową.
Należy jednak pamiętać, że po wprowadzeniu obowiązku korzystania z systemu wystawienie faktury poza KSeF będzie traktowane jako naruszenie przepisów. Za takie działanie przewidziano kary finansowe, które mogą wynosić nawet do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze lub do 18,7% jej wartości brutto w przypadku braku podatku.
