Zakładając fundację rodzinną fundatorzy lub beneficjenci wnoszą do fundacji rodzinnej mienie lub aktywa nie tylko położone w Polsce lecz także w innych jurysdykcjach – na przykład udziały w spółkach w Luksemburgu, na Cyprze.
Przejdź na skróty:
Wniesienie udziałów w spółkach, których siedziba jest poza granicami Polski wymaga posłużenia się polskimi dokumentami urzędowymi dotyczącymi na przykład założenia fundacji rodzinnej (akt notarialny, wypis z rejestru fundacji rodzinnych). Nie wystarczy w takim wypadku oryginał dokumentu, trzeba przeprowadzić legalizację dokumentu. Formą legalizacji – na przykład jeżeli posiadasz dokument notarialny jest nadanie klauzuli apostille.
Chciałbyś dowiedzieć się czym jest apostille, w jakiej sytuacji może być Ci ono potrzebne, jak je uzyskać bądź z jakimi kosztami się to wiąże?
W niniejszej publikacji wyjaśnimy Ci wszystkie wskazane aspekty, jak również wskażemy jak można uzyskać klauzulę apostille oraz ile trwa procedura. Zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem.
Apostille – co to takiego?
Apostille to nic innego jak urzędowe poświadczenie, że dany dokument, który został wydany w danym państwie jest autentyczny. Klauzula apostille nadana na dokumenty daje możliwość legalnego użycia tych dokumentów za granicą.
Poświadczenie to wydawane jest przez określony organ państwowy i ma on na celu, potwierdzenie podpisu osoby, która podpisała się na dokumencie, jak również charakteru w jakim ona działała, czyli, że dany dokument pochodzi od określonego organu państwa w jakim został wydany i może być wykorzystany w ramach obrotu prawnego w innym państwie np. dokument sądowy. Są to więc urzędowe poświadczenia dokumentów.
Przykładowo, nadanie klauzuli apostille na akt notarialny, potwierdza że akt ten został podpisany przez określonego notariusza i że podpis widniejący pod dokumentem należy właśnie do osoby, która ten akt podpisała. Obowiązkiem tym są objęte dokumenty urzędowe, nie dokumenty prywatne.
Czy jednak zawsze apostille jest konieczne, gdzie powinieneś złożyć wniosek o nadanie apostille, ile trwa procedura nadania klauzuli apostille i ile kosztuje apostille? Na wskazane pytania odpowiemy Ci w dalszej części publikacji.
Klauzula apostille a legalizacja dokumentów
Od pojęcia apostille należy odróżnić pojęcie legalizacji dokumentów urzędowych. Pojęcia te zawierają jedną wspólną cechę – dzięki nim możliwe jest legalne użycie określonych dokumentów urzędowych poza granicami kraju, w którym zostały one sporządzone.
Pomimo tego, że apostille i legalizacja dokumentów zawierają zasadniczą wspólną cechę, istnieje również zasadniczo różniąca je kwestia. Mianowicie, kwestią różniącą wskazane pojęcia jest to w jakim kraju dany dokument ma zostać użyty.
Klauzula apostille nadawana jest jeśli określony dokument ma być wykorzystany za granicą w państwie, które pozostaje stroną Konwencji haskiej o zniesieniu wymogu legalizacji dokumentów urzędowych.
Klauzulę apostille uznaje ponad 120 krajów, w związku z czym istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że to właśnie ona będzie potrzebna w Twoim wypadku. Klauzula ta jest respektowana m.in. przez kraje takie jak Polska, Austria, Australia, Portugalia czy Hiszpania.
Mając zamiar posłużyć się określonym dokumentem za granicą, powinieneś zatem w pierwszej kolejności zweryfikować czy opatrzenie klauzulą apostille posiadanego przez Ciebie dokumentu będzie konieczne. Wszystko zależy od tego, czy kraj, w którym masz przedłożyć dany dokument jest stroną Konwencji Haskiej. Wówczas powinieneś uzyskać apostille na dokumencie, którym zamierzasz się posłużyć – będzie to dokument poświadczony apostille.
Jeśli jednak państwo, w którym zamierzasz użyć posiadanego dokumentu nie uznaje apostille jako sposobu potwierdzenia autentyczności dokumentu i zniesienia wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów, a więc nie jest stroną Konwencji Haskiej, w zamian za to powinieneś skorzystać z procedury polegającej na legalizacji dokumentów urzędowych
Nadanie klauzuli apostille a kopia dokumentu
Niezwykle istotną kwestią przy nadaniu klauzuli apostille na określony dokument jest konieczność posiadania oryginalnego dokumentu. Obowiązujące przepisy nie dają możliwości, aby klauzula apostille została nadana na kserokopii dokumentu.
Istnieje tylko i wyłącznie możliwość uzyskania apostille, w sytuacji gdy do wniosku posiadacza dokumentu, o nadanie klauzuli apostille dołączony zostanie oryginalny dokument.
Przykładowo, aby było można nadać klauzulę apostille na akt stanu cywilnego, musi być on opatrzony odręcznym podpisem urzędnika i pieczęcią urzędową, jak również zawierać pieczątkę imienną urzędnika. Bez tych trzech cech, apostille nie będzie mogło zostać nadane, a co za tym idzie nie będziesz miał możliwości posłużenia się określonym dokumentem za granicą Polski.
Musisz zatem przed wystąpieniem z wnioskiem o nadanie apostille dokładnie zweryfikować nie tylko czy dokument opatrzony jest własnoręcznym podpisem określonej osoby, ale także czy posiada inne konieczne cechy – takie jak odpowiednie pieczęcie. Co więcej, to jak określony dokument powinien wyglądać zależało będzie każdorazowo od tego z jakiego rodzaju dokumentem mamy do czynienia.
Uwierzytelnieniu dokumentu
Należy także wskazać, że w pewnych wypadkach, przed złożeniem wniosku o nadanie klauzuli apostille na określonych dokumentach urzędowych, w pierwszej kolejności należy wystąpić z wnioskiem do właściwego urzędu lub sądu o uwierzytelnienie danego dokumentu.
Przykładowo, dokumenty notarialne, podobnie jak dokumenty sądowe, w pierwszej kolejności będą musiałby zostać uwierzytelnione przez właściwy miejscowo sąd okręgowy. Szczegółowe czynności dotyczące uwierzytelnienia dokumentów przez sądy, określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie szczegółowych czynności sądów w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz karnego w stosunkach międzynarodowych.
Przed złożeniem wniosku o uzyskanie klauzuli apostille koniecznie sprawdź czy posiadany przez Ciebie dokument wymaga również uwierzytelnienia, jak również do jakiego podmiotu powinieneś się zwrócić w celu jego uzyskania.
Co ciekawe, z wnioskiem o uwierzytelnienie określonego dokumentu może wystąpić każda osoba, która jest w jego posiadaniu. W związku z tym, nie musi być ona w żaden sposób związana z dokumentem, który ma zostać uwierzytelniony.
Co istotne, w przypadku uwierzytelnienia określonych dokumentów urzędowych, w pewnych wypadkach będzie bardzo istotne czyim odręcznym podpisem zostały one opatrzone.
Przykładowo w przypadku nadania klauzuli apostille na odpis z rejestru fundacji rodzinnych, musi on zostać podpisany przez osobę, której podpis może w następnej kolejności zostać uwierzytelniony przez Prezesa Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim.
Bowiem, podpis nie każdego pracownika sądu uprawnionego do wydawania odpisów z rejestru fundacji rodzinnych, może następnie zostać uwierzytelniony przez Prezesa Sądu Okręgowego.
W związku z tym, składając wniosek o wydanie takiego odpisu, należy w nim wskazać, że dokument ma być użyty za granicą, tak aby pod odpisem podpisała się osoba, której podpis będzie mógł zostać następnie uwierzytelniony przez Prezesa Sądu, a w konsekwencji dokument ten będzie mógł zostać opatrzony klauzulą apostille.
Gdzie uzyskać klauzulę apostille?
To gdzie należy złożyć wniosek o nadanie klauzuli apostille zależało będzie od tego z jakim dokumentem mamy do czynienia. W przeważającej liczbie przypadków klauzula apostille nadawana jest przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Referacie do spraw Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych.
Złożenia wniosku o klauzulę apostille we wskazanym Ministerstwie wymagają m.in. dokumenty wydawane przez sądy, notariuszy, a także tłumaczenia przysięgłe i akty stanu cywilnego.
W pewnych jednak wypadkach, wniosek posiadacza dokumentu powinien zostać złożony w innej instytucji. Przykładowo można wskazać, że w odniesieniu do dokumentów o ukończeniu studiów (dyplomy ukończenia studiów) klauzulę apostille nadaje Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej.
W związku z tym, chcąc uzyskać klauzulę apostille na posiadanym przez Ciebie dokumencie, powinieneś dokładnie zweryfikować w jakiej instytucji powinieneś złożyć wniosek.
Czas oczekiwania
Czas potrzebny aby uzyskać apostille, zależny będzie przede wszystkim od tego czy w pierwszej kolejności potrzebne będzie uwierzytelnienie określonego dokumentu, przed wystąpieniem z wnioskiem o nadanie klauzuli apostille.
W sytuacji, gdy najpierw trzeba będzie uzyskać uwierzytelnienie określonych dokumentów urzędowych, czas uzyskania apostille będzie dłuższy. Jednakże okres oczekiwania na uwierzytelnienie trwa zazwyczaj nie dłużej niż kilka dni roboczych.
Co istotne, czas będzie zdecydowanie krótszy w sytuacji gdy wniosek posiadacza dokumentu o jego uwierzytelnienie zostanie złożony osobiście w sądzie lub urzędzie, jak również gdy dokument z uwierzytelnieniem zostanie odebrany osobiście przez wnioskodawcę.
Z podobną sytuacją będziemy mieć do czynienia, w sytuacji składania wniosku o opatrzenie klauzulą apostille określonego dokumentu. Gdy sprawa załatwiana będzie korespondencyjnie czas oczekiwania o uzyskanie dokumentu z klauzulą apostille może wynieść ponad miesiąc. Osobiste złożenie wniosku w tym wypadku również znacząco skróci całą procedurę.
Warto wskazać, że w przypadku wniosków składanych do Ministerstwa Spraw Zagranicznych o opatrzenie dokumentów klauzulą apostille, w przypadku osobistego stawiennictwa w Referacie Legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, klauzula nadawana jest od ręki.
Co jednak istotne, na stronie internetowej https://legalizacja.msz.gov.pl/ należy zarezerwować termin wizyty. Terminy aktualizowane są o godz. 9:00 rano, w związku z tym jeśli zależy Ci na szybkim załatwieniu sprawy, powinieneś zarezerwować termin w godzinach porannych.
Koszty uzyskania apostille
Aby uzyskać klauzulę apostille na posiadanych dokumentach, np. takich jak akty notarialne, dokumenty handlowe, dokumenty wydawane przez sądy, istnieje konieczność uiszczenia opłaty skarbowej w kwocie 60 zł od każdego dokumentu.
W przypadku gdy apostille nadaje Ministerstwo Spraw Zagranicznych nie ma możliwości dokonania opłaty skarbowej przy okazji wizyty w Ministerstwie. W związku z tym, należy zadbać o jej uiszczenie wcześniej.
Opłatę skarbową można dokonać na jeden z trzech sposobów: w Kasie Urzędu miasta stołecznego Warszawy, w placówce Poczty Polskiej lub przelewem na rachunek bankowy Centrum Obsługi Podatnika.
Potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej musi koniecznie zostać dołączone do wniosku o opatrzenie klauzulą apostille posiadanych przez wnioskodawcę dokumentów.
Oceniając koszty uzyskania apostille, należy również wziąć pod uwagę koszty ewentualnego uwierzytelnienia dokumentów, o ile jest ono potrzebne. W przypadku gdy uwierzytelnienia dokonuje sąd okręgowy, opłata skarbowa od uwierzytelnienia danego dokumentu wynosi 26 złotych.
Oferta Kancelarii
Chciałbyś zasięgnąć informacji o legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych lub poradę z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego? A może chciałbyś dowiedzieć się więcej na temat państw będących stroną konwencji haskiej?
W ramach naszych usług wyjaśnimy Ci zawiłości, dotyczące użycia za granicą dokumentów sporządzonych w Polsce, jak również wspomożemy Cię w procesie nadania apostille na posiadane przez Ciebie dokumenty, tak abyś mógł posłużyć się nimi za granicą.
Zapraszamy do zapoznania się z ofertą Kancelarii w tym zakresie oraz z naszą ofertę usług świadczonych online na naszej Platformie Obsługi Prawnej i Podatkowej Online.
