Każda nieruchomość w Polsce powinna mieć prowadzoną księgę wieczystą. Bywa jedna tak, że nieruchomość nie ma jej założonej z różnych powodów.
Brak księgi wieczystej zdarza się najczęściej przy starych nieruchomościach, powstałych w okresie komuny lub nawet przed wojną, w związku z tym wiele ksiąg wieczystych we wcześniejszej wersji tj. papierowej mogły ulec zniszczeniu lub zaginąć. Dla innych nieruchomości księga wieczysta po prostu mogła nigdy nie zostać założona. Sytuacja w której nieruchomość nie ma księgi wieczystej stwarza problemy dla właściciela nieruchomości, szczególnie w sytuacji gdyby chciał zbyć taką nieruchomość. Brak księgi wieczystej może być powodem niepewności potencjalnego kupca, co do stanu prawnego nieruchomości. Dodatkowo, pomimo, że możliwe jest obciążenie hipoteką nieruchomość bez księgi wieczystej, to np. bank może ze względu na swoją politykę takiego nie udzielić bez KW.
Dla nieruchomości, które nie mają założonych ksiąg wieczystych w sądach rejonowych właściwych dla położenia danych nieruchomości prowadzone są zbiory dokumentów. Pomimo tego dąży się do sytuacji w której stan prawny każdej nieruchomości będzie ujawniony w prowadzonej dla niej księdze wieczystej.
Aby założyć księgę wieczystą osoba uprawniona taka jak na przykład właściciel nieruchomości musi złożyć odpowiedni wniosek do sądu. Często jednak zdarza się, że wniosek o założenie księgi wieczystej jest składany przez notariusza który przeprowadza czynność notarialną sprzedaży nieruchomości. Dzieje się tak ponieważ podczas sprzedaży nieruchomości bez księgi wieczystej to na notariuszu spoczywa obowiązek złożenia wniosku w imieniu nabywcy nieruchomości.
Wniosek o założenie księgi wieczystej należy złożyć na dedykowanym, urzędowym formularzu KW-ZAL w wydziale ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego miejscowo dla danej nieruchomości. Każda nieruchomość w Polsce ma przydzielony sąd i w razie wątpliwości można sprawdzić w internecie pod jaki podlega. W formularzu należy wskazać m.in. rodzaj nieruchomości (lokalowa, budynkowa, gruntowa, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu), dane dotyczące oznaczenia i powierzchni nieruchomości oraz dane dotyczące jej położenia.
Wspomniany formularz nie dotyczy sytuacji kiedy to notariusz wnioskuje o założenie księgi wieczystej.
Do wniosku o założenie księgi wieczystej należy dołączyć niezbędne dokumenty, takie jak na przykład umowa sprzedaży nieruchomości. Złożenie wniosku o założenie księgi wieczystej podlega opłacie stałej wynoszącej obecnie 100 złotych.
