Konferencja obejmująca prezentacje prelegentów lub targi to tylko niewielka część wydarzeń, które może zorganizować firma. Równie dobrze można zorganizować event dla pracowników, by zwiększyć ich motywację do pracy i zachęcić ich do integrowania się z innymi osobami z pracy. Charakter eventu zawsze powinien być dopasowany do oczekiwań potencjalnych uczestników, dlatego do jego przygotowania powinno się zatrudnić profesjonalistów. Sprawdź, dlaczego to takie ważne.
Przejdź na skróty:
Organizację eventu można powierzyć specjalistom z branży lub zająć się nią samodzielnie. Bez względu na tematykę spotkania warto skorzystać ze wsparcia w tym zakresie. Event firmowy będzie dzięki temu dopracowany w każdym szczególe, co zachęci do udziału w imprezie i sprawi więcej radości wszystkim uczestnikom. Sprawdź, jak działa agencja eventowa i dlaczego warto się do niej zwrócić.
Organizacja eventu — komu zlecić?
Organizacja wydarzenia wymaga doświadczenia w tym zakresie. Bez niego trudno zadbać o odpowiedni event marketing i przygotowanie wszystkich atrakcji. Trudno jest również przygotować odpowiedni catering, nagłośnienie, oświetlenie i zadbać o nocleg, jeśli zaproszenie gości wiąże się z ich przyjazdem z daleka. Na koniec wydarzenia firma eventowa dba o opłacenie wszystkich firm dostarczających sprzęty i jedzenie, występujących artystów itp. Dzięki temu wydarzenia takie jak wigilia firmowa, jubileusz przedsiębiorstwa czy też konferencja są przygotowane profesjonalnie w każdym szczególe.
Przygotowanie wydarzenia przez profesjonalną firmę — zalety
Organizacja imprez tematycznych, eventów świątecznych i innych wydarzeń w firmie przez profesjonalną agencję ma wiele zalet. Całość wydarzenia jest przygotowana przez zewnętrzną firmę, dlatego zamawiająca ją firma może skupić się na innych zadaniach. Może z powodzeniem zająć się rozwojem marki i poszerzaniem asortymentu, zamiast tracić czas na organizację eventu bez odpowiedniego doświadczenia. Profesjonalny organizator imprez integracyjnych ma kontakty do artystów i animatorów, którzy są w stanie uświetnić każdy event. Dzięki temu zapewnia szereg atrakcji dostosowanych do wieku i oczekiwań uczestników.
Firma eventowa dba również o promowanie wydarzeń w social mediach. Media społecznościowe to ważny kanał komunikacji z osobami, które mają uczestniczyć w wydarzeniu. W firmach eventowych pracują profesjonaliści, którzy dobrze radzą sobie w tworzeniu interakcji i promowaniu eventów w Internecie. Dzięki temu event zyskuje odpowiednią oprawę i reklamę bez względu na jego charakter i grupę docelową. Agencja może również wesprzeć w pozyskaniu patronów medialnych.
Profesjonalna agencja eventowa pomaga znaleźć odpowiednie miejsce na event, a także opracować atrakcyjny program wydarzenia. Może zorganizować zarówno wydarzenia plenerowe o każdej porze roku, jak i wydarzenia w wynajętych salach. Dzięki temu event zawsze zyska odpowiednią oprawę. Samodzielnie trudno jest podołać takim kwestiom, gdyż wymaga to wiedzy na wiele tematów.
Jakie eventy można zorganizować dla pracowników?
Dla pracowników można zorganizować zarówno imprezy tematyczne, jak i jubileusze. Organizacja eventu obejmuje wybór tematyki imprezy, a następnie dopasowanie atrakcji do typu wydarzenia. Jubileusze można świętować w formie balów z muzyką na żywo, natomiast integrację urządzić przy ognisku z góralską kapelą lub w formie wydarzenia sportowego. Organizator bankietów firmowych dostosowuje wszelkie aspekty do rodzaju wydarzenia, dlatego jego charakter jest spójny. Samodzielnie trudno zorganizować podobne wydarzenie, gdyż z doświadczenia wiemy, że potrzebna jest do tego duża liczba kontaktów i znajomość całej branży eventowej.
Wśród eventów firmowych dużym zainteresowaniem cieszy się wigilia dla pracowników. Koniec roku to dobry czas na podsumowanie, wręczenie nagród uznaniowych i premii oraz spotkanie się z wszystkimi pracownikami przy wspólnym stole. Event manager z agencji zadba o to, by świąteczne spotkanie zyskało odpowiednią oprawę. Równie istotne jest skupienie się na smacznym cateringu, gdyż bez dopracowanych dań niemożliwe jest przygotowanie udanego spotkania.
Gdzie zorganizować event?
Organizacja eventu krok po kroku obejmuje wybór miejsca, w którym odbędzie się impreza. Agencja jest w stanie doradzić w wyborze takiego miejsca oraz ocenić, w jaki sposób dostosować dostępną przestrzeń do charakteru eventu i liczby zaproszonych gości. Wydarzenie można zorganizować zarówno na terenie firmy, w biurze, jak i w zupełnie innym miejscu. Dzięki temu liczba pomysłów na wydarzenia dla pracowników jest niemalże nieograniczona.
Organizacja eventu jest możliwa również w dowolnym miejscu w plenerze, w tym w miejscach bez dostępu do prądu, wody i sanitariatów. Agencja eventowa jest w stanie doprowadzić prąd i przygotować odpowiednie zaplecze do gotowania oraz toalety.
