Elektroniczny obieg dokumentów – pojęcie
Przepływ dokumentów to dla przedsiębiorstwa kluczowa kwestia organizacyjna – o tym, że musi on przebiegać sprawnie nie trzeba nikogo przekonywać. Obok tradycyjnych sposobów, które opierają się na czynniku ludzkim, na szczególną uwagę zasługuje elektroniczny obieg dokumentów. Czym jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie? Definiowany jest on jako system informatyczny umożliwiający zarządzanie dokumentami, a także obiegiem zadań.
Przejdź na skróty:
Działanie systemu opiera się na zastosowaniu mechanizmów workflow, które automatyzują procesy biznesowe, określając procedury, na podstawie których następuje przekazanie dokumentów od jednego pracownika do drugiego.
Elektroniczna wymiana dokumentów w firmie – korzyści
Elektroniczny obieg dokumentów, wbrew powszechnej opinii, nie jest przeznaczony wyłącznie dla dużych firm. Za jego pośrednictwem można zarządzać takimi dokumentami jak:
- faktury,
- rachunki,
- noty księgowe,
- zamówienia,
- akta osobowe pracowników,
- listy płac,
- umowy z pracownikami,
Ich obrót dotyczy wszystkich przedsiębiorstw, bez względu na wielkość. Różnice dotyczyć będą jedynie ilości dokumentów, które są przekazywane.
Bez względu jednak na to, jak duża jest firma, wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów przynosi szereg korzyści. Wśród nich wskazać należy:
- łatwiejszy dostęp do informacji i wszelkich dokumentów oraz ich monitorowanie,
- zmniejszenie kosztów operacyjnych,
- usprawnienie przepływu informacji i danych, a co za tym idzie pracy w firmie.
Elektroniczna Wymiana Danych – EDI
EDI, czyli Electronic Data Interchange to system automatycznej wymiany danych i dokumentów biznesowych. Podstawową funkcją Elektronicznej Wymiany Danych jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie, ale także pomiędzy przedsiębiorstwami przy wykluczeniu czynnika ludzkiego. Dzięki temu możliwe jest nie tylko przyspieszenie przesyłania informacji, a co za tym idzie także procesów biznesowych, ale też zminimalizowanie wystąpienia błędów.
Wdrożenie systemu EDI i zastąpienie tradycyjnego przesyłania informacji elektronicznym obiegiem dokumentów w firmie wymaga przede wszystkim zmiany nastawienia i dotychczas stosowanych schematów. W celu odpowiedniej implementacji EDI warto skorzystać z wiedzy i doświadczenia operatów systemu, których oferta na rynku jest obecnie coraz większa. Można wprawdzie podjąć się samodzielnego przygotowania stosownego oprogramowania, jednak w praktyce rozwiązanie takie może okazać się dużo bardziej kosztotwórcze oraz czasochłonne. Ponadto należy mieć na uwadze, że operatorzy systemu EDI oferują nie tylko wsparcie na etapie wdrażania, ale też szkolenia pracowników, a niekiedy wiele innych dodatkowych rozwiązań.
Elektroniczny obieg dokumentów a archiwizacja
Przechowywanie dokumentów, czyli ich zebranie, podział i zabezpieczenie to jeden z bardziej uciążliwych procesów w firmie. Na ogół jest on czasochłonny, kosztotwórczy i zajmuje znaczną przestrzeń. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów w firmie możliwa jest jednak nowoczesna archiwizacja. Jak wygląda ona w praktyce? Skoro wszelkie dokumenty wysyłane i odbierane są w wersji elektronicznej, w takiej samej postaci mogą być przechowywane np. na potrzeby rozliczeń podatkowych. Co więcej, ponieważ ustawodawca nie określił dla archiwizacji dokumentów, w szczególności dla faktur, żadnych szczególnych wymogów, odbywać powinno się to według tych samych norm. Konieczne jest zatem ich zachowanie na okres 5 lat, czyli do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz zapewnienie im autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności.
