Overbooking to zjawisko, które niesie za sobą bardzo poważne konsekwencje dla każdego właściciela obiektu noclegowego. Jest ono określane jako nadrezerwacja – polega to na tym, że sprzedano większą liczbę pokoi niż jest ich fizycznie dostępnych. Jak zarządzać overbookingiem? Na to pytanie szczegółowo odpowiadamy w niniejszym poradniku. Zapraszamy do lektury.
Przejdź na skróty:
Overbooking – co to takiego?
Overbooking określa się jako “nadsprzedaż” lub “nadrezerwację”. Wskazane zjawisko polega na tym, że w mieszkaniu na wynajem lub agroturystyce przyjęto więcej rezerwacji w danym terminie niż wynika to z liczby wszystkich pokoi, dlatego pomieszczenie wszystkich klientów nie będzie możliwe. Warto wiedzieć, że wielkie hotele oraz linie lotnicze stosują świadomie overbooking na szeroką skalę, ponieważ biorą pod uwagę liczbę anulacji dokonywanych przez klientów. Firmy chcą w ten sposób zmniejszyć straty wynikające z rezygnacji z noclegu lub lotu w ostatniej chwili.
Mimo tego, iż duże obiekty hotelowe stosują tę praktykę w pełni świadomie oraz czerpią z niej wiele wymiernych korzyści, właściciele niewielkich pensjonatów lub innych obiektów noclegowych powinni unikać overbookingu. W ich przypadku overbooking może spowodować ogromne szkody wizerunkowe. W tym momencie w małych hotelach omawiane zjawisko spowodowane jest błędami ludzkimi lub korzystaniem z nieefektywnych systemów informatycznych, a znacznie rzadziej wynika z celowo podjętych czynności.
W przypadku firm, które dysponują odpowiednim oprogramowaniem do rezerwacji pokoi zsynchronizowanym z portalami ogłoszeniowymi, ryzyko wystąpienia zjawiska overbookingu jest praktycznie zerowe. Więcej informacji na ten temat można znaleźć na https://bed-booking.com/pl/funkcjonalnosci/synchronizacja-z-ota/.
Jak zarządzać overbookingiem?
Dla właścicieli małych obiektów noclegowych overbooking powoduje wyłącznie bardzo negatywne konskwencje, a ograniczenie jego negatywnych skutków jest niezwykle trudne. Najlepiej, gdy podwójna rezerwacja zostanie zidentyfikowana zanim na miejsce przyjadą goście.
W takiej sytuacji najlepiej jest zadzwonić do klientów z przeprosinami oraz zaoferować przeniesienie rezerwacji na inny termin i zaproponować dobrą rekompensatę finansową. Taka propozycja powinna pomóc załagodzić sytuację, jednak klienci i tak najpewniej nie będą zadowoleni z konieczności zmiany terminu wizyty.
Znacznie trudniej jest odpowiednio zareagować, gdy o wystąpieniu nadrezerwacji uświadamiamy sobie dopiero wtedy, gdy wszyscy goście pojawiają się na miejscu. Gdy dojdzie do takiej sytuacji, trzeba przede wszystkim porozmawiać z gośćmi, których dotyczy ten problem i znaleźć rozwiązanie, które satysfakcjonowałoby wszystkie strony. Należy zaproponować im np. bony zniżkowe, darmowe pobyty lub nawet darmowy nocleg w innym hotelu znajdującym się w pobliżu. Warto dołożyć wszelkich starań, aby goście byli usatysfakcjonowani zaproponowanymi rozwiązaniami na wyjście z tej nieprzyjemnej sytuacji.
Jaki jest najlepszy sposób na uniknięcie overbookingu?
Najskuteczniejszy sposób na uniknięcie zjawiska overbookingu to postawienie na odpowiednie narzędzia. Najlepiej jest skorzystać ze specjalnego systemu rezerwacji online. Dzięki temu rezerwacje będą od razu pojawiały się w systemie, dlatego nie będzie ryzyka ich dublowania. Jeden z najpopularniejszych systemów rezerwacji online oferuje BedBooking.
