Podatki w e-commerce – jak prawidłowo rozliczać sprzedaż internetową (VAT-OSS, dropshipping)?

Rynek e-commerce w Polsce rośnie w zawrotnym tempie. Prowadzenie sklepu internetowego to ogromna szansa, ale też… gąszcz przepisów podatkowych. Jak się w tym wszystkim nie pogubić? Niezależnie od tego, czy sprzedajesz rękodzieło na Allegro, czy prowadzisz zaawansowany sklep w modelu dropshipping, solidna wiedza o podatkach to fundament Twojego biznesu.

W tym przewodniku przeprowadzimy Cię przez kluczowe zagadnienia podatkowe w e-commerce na 2025 rok, w prosty i zrozumiały sposób. Jeśli nie chcesz o tym myśleć, skorzystaj z biura rachunkowego.

Fundament: Forma działalności i podatek dochodowy

Zanim zaczniesz martwić się o VAT, musisz wiedzieć, jak rozliczać swój dochód. W e-commerce najczęściej spotykane formy to:

• Działalność nierejestrowana: Idealna na start, jeśli Twoje miesięczne przychody nie przekraczają 75% płacy minimalnej. Płacisz podatek dochodowy (12%) od dochodu dopiero w zeznaniu rocznym PIT-36.
• Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG): Najpopularniejszy wybór. Tutaj musisz wybrać formę opodatkowania dochodów:

• Skala podatkowa (12%/32%): Dobra, jeśli masz wysokie koszty (np. zakup towaru, marketing).
• Podatek liniowy (19%): Korzystny przy wysokich dochodach, ale bez ulg.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: To często gwiazda e-commerce! Sprzedając towary (działalność handlowa), płacisz tylko 3% podatku od przychodu. Nie możesz odliczać kosztów, ale tak niska stawka jest niezwykle atrakcyjna, zwłaszcza w modelach z wysoką marżą.

Podatek VAT w sprzedaży krajowej – być czy nie być VATowcem?

Kolejna ważna decyzja: czy rejestrować się jako czynny podatnik VAT?

• Zwolnienie z VAT: Jeśli Twoja sprzedaż w ciągu roku nie przekroczy 200 000 zł, możesz skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Oznacza to, że sprzedajesz w cenach brutto i nie doliczasz VAT do swoich produktów.
• Kiedy warto być VATowcem dobrowolnie?

• Gdy sam kupujesz towary lub usługi z VAT (np. towar od hurtowni, usługi marketingowe) – możesz ten VAT odliczyć.
• Gdy Twoimi klientami są głównie inne firmy – wolą otrzymywać faktury VAT.
• Gdy planujesz sprzedaż za granicę.

Jeśli jesteś VATowcem, do większości sprzedawanych produktów doliczasz standardową stawkę 23% VAT.

Sprzedaż za granicę? Poznaj VAT-OSS!

Sprzedajesz do klientów indywidualnych w innych krajach Unii Europejskiej? Musisz poznać procedurę VAT-OSS (One Stop Shop).

Dawniej sprzedaż za granicę oznaczała konieczność rejestracji do VAT w każdym kraju po przekroczeniu określonych limitów. Dziś jest to znacznie prostsze.

• Limit sprzedaży: 10 000 EUR (ok. 45 000 zł). To łączny limit Twojej sprzedaży do wszystkich krajów UE w ciągu roku.
• Poniżej limitu: Możesz traktować tę sprzedaż jak krajową i stosować polską stawkę VAT (np. 23%).
• Powyżej limitu: Masz obowiązek rozliczać VAT w kraju nabywcy. I tu z pomocą przychodzi VAT-OSS.

Jak działa VAT-OSS?

1. Rejestrujesz się do procedury w Polsce (w Drugim Urzędzie Skarbowym Warszawa-Śródmieście).
2. Sprzedając towar klientowi np. w Niemczech, naliczasz na fakturze niemiecką stawkę VAT (obecnie 19%).
3. Raz na kwartał składasz jedną, zbiorczą deklarację, w której wykazujesz cały podatek VAT należny w poszczególnych krajach UE.
4. Wpłacasz całą kwotę do polskiego urzędu skarbowego, a on już sam rozdziela pieniądze do odpowiednich krajów.

To ogromne uproszczenie, które pozwala uniknąć skomplikowanej rejestracji w 27 różnych systemach podatkowych!

Dropshipping – podatkowa łamigłówka

Dropshipping to popularny model, ale podatkowo bywa zdradliwy. Wszystko zależy od tego, jak skonstruowana jest Twoja umowa i rola w transakcji.

• Model 1: Jesteś pośrednikiem (usługa)

• W tym modelu Ty jedynie kojarzysz klienta z hurtownią. Nie jesteś właścicielem towaru. Klient płaci hurtowni, a Ty otrzymujesz od niej prowizję za znalezienie klienta.
• Twój przychód to tylko prowizja! I tylko od tej kwoty płacisz podatek dochodowy i ewentualny VAT (zazwyczaj 23% za usługę pośrednictwa). To prostszy model, ale wymaga precyzyjnych umów.
• Model 2: Jesteś sprzedawcą (dostawa towarów)

• To najczęstszy i najbezpieczniejszy podatkowo model. Klient kupuje towar od Ciebie i płaci Tobie. Ty następnie kupujesz ten towar w hurtowni i zlecasz jej wysyłkę do klienta.
• Twoim przychodem jest cała kwota, którą zapłacił klient.
• Cena, którą płacisz hurtowni, jest Twoim kosztem uzyskania przychodu.
• W tym modelu to Ty jesteś sprzedawcą i to na Tobie ciążą wszystkie obowiązki związane z VAT (wystawienie faktury, zastosowanie odpowiedniej stawki, ewentualne rozliczenie przez VAT-OSS).

Ważne: Jeśli Twoja hurtownia znajduje się poza UE (np. w Chinach), w grę wchodzą jeszcze cło i VAT importowy. Upewnij się, kto jest za nie odpowiedzialny – najczęściej obowiązek ten spada na klienta końcowego, o czym warto go poinformować, by uniknąć niemiłych niespodzianek.

Podsumowanie

Świat podatków w e-commerce może wydawać się skomplikowany, ale kluczem jest zrozumienie kilku podstawowych zasad. Wybierz odpowiednią formę opodatkowania (pamiętaj o 3% ryczałcie!), pilnuj limitu VAT, a jeśli sprzedajesz do UE – nie zapomnij o progu 10 000 EUR. W dropshippingu upewnij się, jaką rolę pełnisz w transakcji.

Pamiętaj, że ten artykuł to przewodnik, ale każdy biznes jest inny. Inwestycja w konsultację z dobrym biurem rachunkowym to jedna z najlepszych decyzji, jakie możesz podjąć na starcie swojej e-commercowej przygody.