Spontaniczne pisanie i wysyłanie listów celem komunikacji z innymi w dzisiejszych czasach należy do czynności wymierających. Dziś ograniczamy korzystanie z poczty do korespondencji urzędowej, wysyłania pocztówek z wakacji lub działań, które można nazwać formalnymi (np. przesłanie dokumentów, wniosków, czy też wezwania). Niewątpliwie warto przypomnieć sobie panujące normy przy wysyłaniu listów. W tym artykule poruszymy takie tematy jak adresowanie kopert i wysyłki listu.
Przejdź na skróty:
Czym jest koperta?
Zacznijmy jednak od tego, czym jest koperta i jakie spełnia funkcje. Otóż, koperta to nie tylko rodzaj opakowania – zabezpieczenia zawartości listu. Koperta umożliwia poprawne wskazanie i doręczenie odbiorcy listu. W razie jakichkolwiek problemów z tym związanych, warto umieścić dane nadawcy, dzięki którym list powróci z powrotem. Oprócz tego koperta jest pierwszym kontaktem z odbiorcą. To właśnie ona będzie kreować przeżycie związane z otrzymaniem listu (tak, teraz otrzymanie listu może być niezwykle emocjonujące!), więc jeśli zależy Ci na zaskoczeniu odbiorcy – zadbaj o takie szczegóły jak ładne pismo, czy lepsza/ładniejsza koperta lub w jakimś wyróżniającym się kolorze.
Kim jest nadawca i adresat?
Nadawcą listu jest osoba lub instytucja, która wysyła wiadomość. Może to być firma, organizacja, osoba prywatna lub inna jednostka. Nadawca jest odpowiedzialny za treść i cel przekazu oraz za decyzję o jego wysłaniu. Nadawca listu podaje swoje dane, takie jak imię, nazwisko, adres oraz ewentualnie numer telefonu.
Adresat listu to osoba lub instytucja, do której list jest skierowany. Jest to odbiorca, do którego autor listu zamierza przekazać swoją wiadomość. Adresat może być określany za pomocą imienia i nazwiska, nazwy firmy lub organizacji, adresu pocztowego lub innego wskazania umożliwiającego dostarczenie listu do właściwego miejsca.
Adresowanie kopert – poprawne zasady
Adresowanie kopert powinno być wykonane w jeden, konkretny sposób, aby bez żadnych kłopotów list dotarł do odbiorcy. Rozmieszczenie informacji na kopercie jest niezwykle ważne, nie może być przypadkowe!
Układ koperty
Zgodnie z przyjętymi zasadami, ułożenie danych powinno wyglądać w następujący sposób:
W prawym, dolnym rogu powinny znajdować się dane odbiorcy.
W lewym, górnym rogu powinny znajdować się dane nadawcy. Jeśli koperta uniemożliwia wpisanie w tym miejscu danych, możesz je ewentualnie umieścić na odwrocie koperty w tym samym położeniu. Warto pamiętać także o tym, żeby w ogóle te dane wpisać, ponieważ w przypadku nieskutecznego doręczenia listu (np. niepoprawny adres), list zostanie zwrócony na adres nadawcy. Zapomnij o wysyłaniu anonimów!
Użyj zwrotu grzecznościowego
Używanie zwrotów grzecznościowych jak sama nazwa wskazuje – to ukłon w stronę odbiorcy i oddanie mu szacunku. Użyj takiego zwrotu, zwłaszcza kiedy wysyłasz list do osoby starszej od siebie.
- Szanowny Pan / Pan,
- Szanowna Pani / Pani,
- Szanowni Państwo / Państwo.
Uwaga! Na pewno wysyłając listy i adresując je osobiście, masz problem z miejscem na kopercie. Nie należy jednak używać skrótu Sz.P., który ze względu na swoją niejednoznaczność językową może być odbierany dwuznacznie i należy go wykluczyć z etykiety. Jeśli masz problem z miejscem i konieczne jest użycie skrótu, zastosuj poniższe rozwiązania:
- Sz. Pan,
- Sz. Pani,
- Sz. Państwo.
Ponadto koniecznie pisz z dużej litery! Nie dość, że to poprawna forma językowa, to oddająca szacunek drugiej osobie.
Podsumowując ten dział, poprawne użycie zwrotu grzecznościowego powinno wyglądać w następujący sposób, np.:
- Szanowny Pan Jan Kowalski,
- Sz. Pan Jan Kowalski,
- Pan Jan Kowalski,
Zobacz również: Poznaj banalne sposoby adresowania koperty!
List oficjalny, a adresowanie kopert
Omówione wcześniej zasady dotyczą zarówno przypadku wysyłania listu o charakterze prywatnym jak o oficjalnym. Niestety niekiedy samo imię i nazwisko nie jest wystarczające lub jest w ogóle nieznane. Możemy temu zaradzić korzystając z informacji uzupełniających takich jak: nazwa firmy lub/i działu, w którym dana osoba pracuje, czy też pełniona funkcja.
- Sz. Pan Jan Kowalski, CSS Druk, Dział druku wielkoformatowego,
- Sz. Pani Janina Kowalska, Szkoła Podstawowa nr 1, Dział Administracyjny
W przypadku ważnej korespondencji urzędowej można pokusić się o umieszczenie nadanego numeru sprawy, jeśli taki istnieje. Pozwoli to dostarczyć list konkretnie do osoby, która zajmuje się danym przypadkiem. Przekazywanie otwartych listów może skończyć się zdekompletowaniem zawartości, a tym samym niespełnieniem jakiejś czynności w sprawie administracyjnej.
Tytuły zawodowe, stopnie naukowe
Zarówno tytuł zawodowy jak i stopień naukowy powinniśmy odpowiedniego skrócić (choć pełna forma jest grzeczniejsza) i zamieścić jako zwrot grzecznościowy zaczynając od dużej litery.
- Sz. Pan Prof. dr hab.
- Sz. Pan Dr
Nazwa pełnionej funkcji lub stanowisko piszemy w kolejnym wierszu, po imieniu i nazwisku.
Adres na kopercie
Oprócz danych osobowych takich jak imię i nazwisko, powinniśmy umieścić konkretny adres, na który zostanie dostarczony list. Adres to najważniejszy element, który powinien być napisany z należytą starannością. Oznaczenia budynków bywają dziwne, odstające od reguły, lecz nigdy nie omijaj jakiegoś oznaczenia, nawet wtedy kiedy wydaje Ci się za nieważne lub nieprawidłowe. Pamiętaj także o konkretnej kolejności:
- Nazwa ulicy z numerem budynku i mieszkania lub nazwa osiedla z numerem budynku i mieszkania,
- Kod pocztowy i nazwa miejscowości.
Oprócz nazwy miejscowości, na kopercie powinien się znaleźć kod pocztowy. Obsługa kodów pocztowych przypisana jest do konkretnych oddziałów poczty. Jedno miasto takie jak Poznań, Kraków, Wrocław, czy Warszawa potrafi mieć kilkadziesiąt – kilkaset kodów pocztowych. Ważne jest zatem, żeby list trafił w odpowiednie miejsce, obsługujące dany rejon. Ponadto, ta sama nazwa miasta, czy wsi może mieć nawet kilkanaście swoich odpowiedników, natomiast każde z nich posiada różny kod pocztowy!
Jak poprawnie zaadresować kopertę do firmy?
Przede wszystkim upewnij się, że posiadasz poprawne dane kontaktowe firmy, do której wysyłasz list. Sprawdź nazwę firmy, adres, kod pocztowy oraz numer telefonu. Najlepiej te dane pozyskać bezpośrednio od firmy, gdyż dane rejestrowe spółki mogą się różnić od fizycznego miejsca wykonywania działalności. Niewłaściwe dane mogą skutkować przekierowaniem koperty do niewłaściwego adresata lub nawet całkowitą utratą przesyłki.
Wyraźne oznaczenie odbiorcy: W górnym lewym rogu koperty umieść dane firmy, do której jest adresowana korespondencja. Pamiętaj, aby używać pełnej i dokładnej nazwy firmy, unikając skrótów czy skróconych wersji. Dodatkowo, podaj adres siedziby firmy, w tym ulicę, numer budynku i kod pocztowy.
Dodatkowe dane kontaktowe: W przypadku, gdy wiesz, że firma posiada inne dane kontaktowe, takie jak numer telefonu, adres e-mail lub fax, warto umieścić je na kopercie. Dzięki temu dostawca korespondencji będzie mógł łatwiej skontaktować się z odbiorcą lub przekazać odpowiednie informacje. Natomiast, jeśli wysyłasz kopertę do konkretnego działu lub osoby w firmie, warto umieścić te informacje na kopercie. Możesz to zrobić, dodając wyraźne oznaczenia, takie jak “Do działu obsługi klienta” lub “Do dyrektora sprzedaży”, aby upewnić się, że przesyłka trafia dokładnie tam, gdzie powinna.
Sprawdź pisownię: Zawsze sprawdzaj pisownię i poprawność adresu przed nadrukiem na kopercie. Nawet najmniejsze błędy mogą spowodować opóźnienia w dostawie lub problemy z dotarciem przesyłki do właściwego adresata.
Koperty firmowe: Jeśli jesteś pracownikiem firmy, warto zastanowić się nad wykorzystaniem kopert firmowych. Koperty z logo i danymi firmy wyglądają bardziej profesjonalnie i dodają prestiżu. Pamiętaj, żeby również w takich przypadkach zachować poprawność i wyraźność adresowania.
Jak zaadresować list do dwóch osób lub rodziny?
Zaadresowanie listu do dwóch osób może być nieco bardziej skomplikowane niż do jednej osoby, ale z odpowiednią wiedzą i umiejętnościami można to zrobić w sposób profesjonalny i zwięzły. Jak już wspominałem wcześniej, miejsce na kopercie stanowi problem dla wielu z nas, ale możemy go rozwiązać na kilka sposobów. Oczywistym jest próba powstrzymania pisania dużą czcionką, lecz niekiedy to za mało.
- Zaczynamy od wpisania nazwiska osoby o wyższym statusie lub rangi zawodowej. Na przykład: “Pan/Pani [Nazwisko] i Pan/Pani [Nazwisko].”
- Jeśli obie osoby mają tę samą rangę lub status zawodowy, możemy użyć formuły: “Panowie/Panie [Nazwisko].”
- Jeśli mamy z obiema osobami bliski kontakt, możemy skorzystać z bardziej osobistego zwrotu: “Drogi/Droga [Imię] i [Imię].”
- Jeśli nie jesteśmy pewni, jakie są preferencje osób, do których piszemy, możemy zastosować bardziej ogólną formułę, taką jak: “Szanowni Państwo.”
- Zawsze staraj się podawać imiona i nazwiska – przy czym imiona możesz bez problemu zastąpić inicjałami. Kiedy adresatów jest wiele, a jedną z nich jest kobieta, umieść ją koniecznie na początku.
- dla przykładu: Janina i Jan Kowalscy, to J. i J. Kowalscy,
- Natomiast, kiedy adresatami są również dzieci, to najpierw należy umieścić rodziców, a następnie dzieci, przy czym imię dziewczynki przed imieniem chłopca. Nie używamy także przecinków.
- Janina, Jan, Anna, Marcel Kowalscy,
- J. J. A. M. Kowalscy,
- Jeśli jedna osoba ma wyższy status lub rangę, a druga jest jej podwładnym, można użyć formuły: “Szanowny Panie/Pani [Nazwisko] i Szanowny Panie/Pani [Nazwisko].”
- Jeśli list jest adresowany do małżeństwa lub pary, możemy napisać: “Szanowni Państwo [Nazwisko].”
Ważne jest, aby upewnić się, że w treści listu odwołujemy się do obu osób indywidualnie, aby pokazać szacunek.
Pamiętaj, że preferencje adresowania listów mogą się różnić w zależności od kultury i kontekstu. Dlatego warto wziąć pod uwagę indywidualne preferencje osób, do których piszesz, oraz dostosować adresowanie listu do ich potrzeb. Z powyższymi wskazówkami powinieneś być w stanie skutecznie zaadresować list do dwóch osób w zrównoważony i profesjonalny sposób.
Jak zaadresować kopertę do sądu?
Przede wszystkim należy dbać o zabezpieczenie poufnych danych, takich jak korespondencja wysyłana do sądu. Ochrona przed zabrudzeniem, zniszczeniem i niepożądanymi oczami jest ważna. Skorzystanie z kopert bezpiecznych lub utajnionych jest zalecane. Wysyłając dokumenty do sądu, najlepiej wysłać je listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. Termin nadania listu jest istotny i warto skorzystać z usług Poczty Polskiej, gdzie data nadania jest równoznaczna z datą doręczenia.
Ważne jest także odpowiednie zaadresowanie koperty do sądu, aby zapewnić odpowiedni tok sprawy. Oto kilka rzeczy, które powinieneś uwzględnić:
Nazwa i adres sądu: Na samej górze koperty umieść nazwę i pełny adres sądu, do którego dokumenty są skierowane. Upewnij się, że adres jest aktualny i poprawny.
Tytuł i numer sprawy: Na lewo, poniżej nazwy sądu, umieść tytuł sprawy, do której dokumenty są kierowane. Jeśli masz numer sprawy, umieść go obok tytułu. To pomoże w identyfikacji dokumentów i łatwiejszym przypisaniu ich do właściwej sprawy.
Strona lub strony, do których dokumenty są skierowane: Jeżeli dokumenty są kierowane do określonej strony lub stron, umieść ich nazwiska poniżej tytułu sprawy. Jeśli jest to dokument skierowany do sądu, ale nie do żadnej konkretnej strony, umieść “Do wiadomości sądu” lub “Na ręce sądu” poniżej tytułu sprawy.
Oznaczenie “Pilne” lub “Zwrotne potwierdzenie”: Jeśli dokumenty są pilne lub wymagają zwrotnego potwierdzenia odbioru, możesz umieścić takie oznaczenie na kopercie. Oznacza to, że sąd powinien potwierdzić odbiór dokumentów lub przetworzyć je jak najszybciej.
Skopiowanie dokumentów: Dokumenty składane do sądu powinny zawierać minimum dwa egzemplarze. Wówczas będziesz mógł zachować kopię dla siebie lub dla celów archiwizacyjnych.
Pamiętaj, że adresowanie koperty do sądu powinno być czytelne i staranne. Unikaj pisania odręcznego, jeśli masz trudności z czytelnym pismem. Możesz również użyć drukarki lub etykiety adresowej, aby zapewnić czytelność i profesjonalny wygląd. Przed wysłaniem koperty, upewnij się, że przeczytałeś wszystkie wymagane procedury i przepisy sądowe dotyczące adresowania dokumentów. W przypadku wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem lub sądem, aby upewnić się, że adresowanie koperty jest zgodne z obowiązującymi przepisami.
Czy odmieniać nazwiska przy adresowaniu koperty?
List adresowany do kilku odbiorców może sporo namieszać. Niektórzy twierdzą, iż ich “Nazwisko” pochodzi zza granicy i nie powinno się ich odmieniać. Są na tyle poważni, że potrafią się nawet o to obrazić. Okazuje się jednak, iż zgodnie z przyjętymi zasadami poprawnej pisowni jesteśmy zobowiązani do odmiany wszystkich nazwisk. Istnieje przy tym jeden wyjątek – jeśli odmiana nazwiska jest obraźliwa lub tworzy inny znaczeniowo wyraz, powinniśmy zachować formę bezokolicznika.
JAk zaadresować kopertę za granicę?
Wysyłając list za granicę musisz być świadom standardów, które tam obowiązują. Nie chcesz przecież, aby korespondencja zaginęła lub doszła z dużym opóźnieniem. Sortowanie listów jest zautomatyzowane, więc taki błąd jak złe umiejscowienie danych adresata może być poważnym problemem. Dlatego przygotowaliśmy dla Was poradniki:
Gdzie przykleić znaczek?
Korzystając z placówki pocztowej z pewnością zostaniecie przypilnowani, aby uiścić odpowiednią opłatę za wysyłkę listu. Jeśli korzystasz jednak ze skrzynki pocztowej nie zapomnij zaopatrzyć się w odpowiedni znaczek! Znaczek możesz kupić nawet on-line i wydrukować na kopercie lub przykleić go na nią. System pokieruje Cię, aby wybrać odpowiednią kwotę.
Adresowanie kopert należy zakończyć ostatnim etapem – przyklejeniem znaczka w prawym, górnym rogu, na przedniej stronie koperty.
