Spontaniczne pisanie i wysyłanie listów celem komunikacji z innymi w dzisiejszych czasach należy do czynności wymierających. Dziś ograniczamy korzystanie z poczty do korespondencji urzędowej, wysyłania pocztówek z wakacji lub działań, które można nazwać formalnymi (np. przesłanie dokumentów, wniosków, czy też wezwania). Niewątpliwie warto przypomnieć sobie panujące normy przy wysyłaniu listów. W tym artykule poruszymy takie tematy jak adresowanie kopert i wysyłki listu.
Czym jest koperta?
Zacznijmy jednak od tego, czym jest koperta i jakie spełnia funkcje. Otóż, koperta to nie tylko rodzaj opakowania – zabezpieczenia zawartości listu. Koperta umożliwia poprawne wskazanie i doręczenie odbiorcy listu. W razie jakichkolwiek problemów z tym związanych, warto umieścić dane nadawcy, dzięki którym list powróci z powrotem. Oprócz tego koperta jest pierwszym kontaktem z odbiorcą. To właśnie ona będzie kreować przeżycie związane z otrzymaniem listu (tak, teraz otrzymanie listu może być niezwykle emocjonujące!), więc jeśli zależy Ci na zaskoczeniu odbiorcy – zadbaj o takie szczegóły jak ładne pismo, czy lepsza/ładniejsza koperta lub w jakimś wyróżniającym się kolorze.
Adresowanie kopert – poprawne zasady
Adresowanie kopert powinno być wykonane w jeden, konkretny sposób, aby bez żadnych kłopotów list dotarł do odbiorcy. Rozmieszczenie informacji na kopercie jest niezwykle ważne, nie może być przypadkowe!
Układ koperty
Zgodnie z przyjętymi zasadami, ułożenie danych powinno wyglądać w następujący sposób:
W prawym, dolnym rogu powinny znajdować się dane odbiorcy.
W lewym, górnym rogu powinny znajdować się dane nadawcy. Jeśli koperta uniemożliwia wpisanie w tym miejscu danych, możesz je ewentualnie umieścić na odwrocie koperty w tym samym położeniu. Warto pamiętać także o tym, żeby w ogóle te dane wpisać, ponieważ w przypadku nieskutecznego doręczenia listu (np. niepoprawny adres), list zostanie zwrócony na adres nadawcy. Zapomnij o wysyłaniu anonimów!
Użyj zwrotu grzecznościowego
Używanie zwrotów grzecznościowych jak sama nazwa wskazuje – to ukłon w stronę odbiorcy i oddanie mu szacunku. Użyj takiego zwrotu, zwłaszcza kiedy wysyłasz list do osoby starszej od siebie.
- Szanowny Pan / Pan,
- Szanowna Pani / Pani,
- Szanowni Państwo / Państwo.
Uwaga! Na pewno wysyłając listy i adresując je osobiście, masz problem z miejscem na kopercie. Nie należy jednak używać skrótu Sz.P., który ze względu na swoją niejednoznaczność językową może być odbierany dwuznacznie i należy go wykluczyć z etykiety. Jeśli masz problem z miejscem i konieczne jest użycie skrótu, zastosuj poniższe rozwiązania:
- Sz. Pan,
- Sz. Pani,
- Sz. Państwo.
Ponadto koniecznie pisz z dużej litery! Nie dość, że to poprawna forma językowa, to oddająca szacunek drugiej osobie.
Podsumowując ten dział, poprawne użycie zwrotu grzecznościowego powinno wyglądać w następujący sposób, np.:
- Szanowny Pan Jan Kowalski,
- Sz. Pan Jan Kowalski,
- Pan Jan Kowalski,
Zobacz również: Poznaj banalne sposoby adresowania koperty!
Wielu odbiorców
Jak już wspominałem wcześniej, miejsce na kopercie stanowi problem dla wielu z nas, ale możemy go rozwiązać na kilka sposobów. Oczywistym jest próba powstrzymania pisania dużą czcionką, lecz niekiedy to za mało.
Nie mniej jednak zawsze staraj się podawać imiona i nazwiska – przy czym imiona możesz bez problemu zastąpić inicjałami. Kiedy adresatów jest wiele, a jedną z nich jest kobieta, umieść ją koniecznie na początku.
- dla przykładu: Janina i Jan Kowalscy, to J. i J. Kowalscy,
Natomiast, kiedy adresatami są również dzieci, to najpierw należy umieścić rodziców, a następnie dzieci, przy czym imię dziewczynki przed imieniem chłopca. Nie używamy także przecinków.
- Janina, Jan, Anna, Marcel Kowalscy,
- J. J. A. M. Kowalscy,
Problem z odmianą nazwisk
List adresowany do kilku odbiorców może sporo namieszać. Niektórzy twierdzą, iż ich “Nazwisko” pochodzi zza granicy i nie powinno się ich odmieniać. Są na tyle poważni, że potrafią się nawet o to obrazić. Okazuje się jednak, iż zgodnie z przyjętymi zasadami poprawnej pisowni jesteśmy zobowiązani do odmiany wszystkich nazwisk. Istnieje przy tym jeden wyjątek – jeśli odmiana nazwiska jest obraźliwa lub tworzy inny znaczeniowo wyraz, powinniśmy zachować formę bezokolicznika.
List oficjalny, a adresowanie kopert
Omówione wcześniej zasady dotyczą zarówno przypadku wysyłania listu o charakterze prywatnym jak o oficjalnym. Niestety niekiedy samo imię i nazwisko nie jest wystarczające lub jest w ogóle nieznane. Możemy temu zaradzić korzystając z informacji uzupełniających takich jak: nazwa firmy lub/i działu, w którym dana osoba pracuje, czy też pełniona funkcja.
- Sz. Pan Jan Kowalski, CSS Druk, Dział druku wielkoformatowego,
- Sz. Pani Janina Kowalska, Szkoła Podstawowa nr 1, Dział Administracyjny
W przypadku ważnej korespondencji urzędowej można pokusić się o umieszczenie nadanego numeru sprawy, jeśli taki istnieje. Pozwoli to dostarczyć list konkretnie do osoby, która zajmuje się danym przypadkiem. Przekazywanie otwartych listów może skończyć się zdekompletowaniem zawartości, a tym samym niespełnieniem jakiejś czynności w sprawie administracyjnej.
Tytuły zawodowe, stopnie naukowe
Zarówno tytuł zawodowy jak i stopień naukowy powinniśmy odpowiedniego skrócić (choć pełna forma jest grzeczniejsza) i zamieścić jako zwrot grzecznościowy zaczynając od dużej litery.
- Sz. Pan Prof. dr hab.
- Sz. Pan Dr
Nazwa pełnionej funkcji lub stanowisko piszemy w kolejnym wierszu, po imieniu i nazwisku.
Adres na kopercie
Oprócz danych osobowych takich jak imię i nazwisko, powinniśmy umieścić konkretny adres, na który zostanie dostarczony list. Adres to najważniejszy element, który powinien być napisany z należytą starannością. Oznaczenia budynków bywają dziwne, odstające od reguły, lecz nigdy nie omijaj jakiegoś oznaczenia, nawet wtedy kiedy wydaje Ci się za nieważne lub nieprawidłowe. Pamiętaj także o konkretnej kolejności:
- Nazwa ulicy z numerem budynku i mieszkania lub nazwa osiedla z numerem budynku i mieszkania,
- Kod pocztowy i nazwa miejscowości.
Oprócz nazwy miejscowości, na kopercie powinien się znaleźć kod pocztowy. Obsługa kodów pocztowych przypisana jest do konkretnych oddziałów poczty. Jedno miasto takie jak Poznań, Kraków, Wrocław, czy Warszawa potrafi mieć kilkadziesiąt – kilkaset kodów pocztowych. Ważne jest zatem, żeby list trafił w odpowiednie miejsce, obsługujące dany rejon. Ponadto, ta sama nazwa miasta, czy wsi może mieć nawet kilkanaście swoich odpowiedników, natomiast każde z nich posiada różny kod pocztowy!
Adresowanie kopert za granicę
Wysyłając list za granicę musisz być świadom standardów, które tam obowiązują. Nie chcesz przecież, aby korespondencja zaginęła lub doszła z dużym opóźnieniem. Sortowanie listów jest zautomatyzowane, więc taki błąd jak złe umiejscowienie danych adresata może być poważnym problemem. Dlatego przygotowaliśmy dla Was poradniki:
Nie zapomnij o znaczku!
Korzystając z placówki pocztowej z pewnością zostaniecie przypilnowani, aby uiścić odpowiednią opłatę za wysyłkę listu. Jeśli korzystasz jednak ze skrzynki pocztowej nie zapomnij zaopatrzyć się w odpowiedni znaczek! Znaczek możesz kupić nawet on-line i wydrukować na kopercie lub przykleić go na nią. System pokieruje Cię, aby wybrać odpowiednią kwotę.
Adresowanie kopert należy zakończyć ostatnim etapem – przyklejeniem znaczka w prawym, górnym rogu, na przedniej stronie koperty.
