Kompendium wiedzy na temat Faktur i faktur elektronicznych

Cykl artykułów z kategorii „faktura VAT” będzie swego rodzaju kompendium wiedzy o fakturach VAT, w którym zarówno początkujący fakturzysta, jak i doświadczony praktyk znajdzie coś dla siebie. Postaram się, aby artykuły o fakturach VAT ukazywały się, w taki sposób, by w sposób uporządkowany przedstawiały kwestie dotyczące faktur VAT, poczynając od najbardziej ogólnych, a skończywszy na bardziej szczegółowych. 

Jakie są typy faktur?

Faktury VAT możemy podzielić na kilka kategorii, tj.:

• Faktury sprzedaży
• Faktury VAT RR
• Faktury uproszczone
• Faktury wewnętrzne
• Noty korygujące (wg rozporządzenia o fakturach VAT, są one fakturami wystawianymi przez nabywcę)
• Dokumenty uznawane za faktury VAT (np. kwity autostradowe, bilety PKP)

Najczęściej występującą grupą faktur VAT są faktury sprzedaży. Faktury te mogą dokumentować odpłatne świadczenie usług lub dostawę towarów na terenie Polski, albo WDT (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) lub export towarów. Ta grupa faktur posiada swoje podgrupy, które tworzą:

• typowe faktury VAT –  faktury VAT wystawiane przez większość podatników VAT,
• faktury zaliczkowe – wystawiane w przypadku otrzymania przedpłaty,
• faktury VAT marża –  faktury VAT wystawiane przez podatników, dla których podstawę opodatkowania stanowi marża (np. usługi turystyczne, sprzedaż dzieł sztuki, towarów używanych, antyków) 
• faktury VAT MP (mały podatnik) – faktury wystawiane przez tzw. małych podatników, którzy rozliczają się z budżetem wg metody kasowej

Następną grupą faktur VAT są faktury VAT RR (rolnicy ryczałtowi). Faktury te wystawiane są przez osoby nabywające towary rolne lub usługi od rolników ryczałtowych.

Kolejną grupę faktur VAT stanowią faktury uproszczone, czyli faktury wystawiane przez podatników VAT za usługi, dla których miejscem opodatkowania jest terytorium innego państwa niż Polska.

Faktury wewnętrzne są szczególną grupą faktur, ponieważ wystawia się w jednym egzemplarzu. Jak sama nazwa wskazuje są one wewnętrznym dokumentem podatnika. Wystawiane są one m.in. przy imporcie usług, wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów (WNT), reprezentacji i reklamie (RIR) i opodatkowanych dotacjach i subwencjach.

Noty korygujące to kolejny dokument, po fakturze VAT RR, którego wystawcą jest nabywca. Pozwala on nabywcy na skorygowanie określonego zakresu danych, jeżeli dostawca się pomylił przy wystawianiu faktury, np. datę sprzedaży, NIP, czy dane adresowe.

Rozporządzenie o fakturach wymienia jeszcze dokumenty, które po spełnieniu wymogów określonych w  przepisach, mogą zostać uznane za fakturę VAT. Są nimi, m.in.:

• bilety jednorazowe uprawniające do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km
• dokumenty dotyczące usług pośrednictwa finansowego zwolnionych od podatku
• dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi

Kto może wystawić fakturę VAT?

Dzisiaj kolejny artykuł z kategorii faktura VAT, tym razem o tym, kto tak naprawdę ma obowiązek wystawiania faktur VAT, w tym i e-faktur.

Czynni podatnicy VAT, a faktura VAT

Rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur VAT z dnia 28 marca 2011 r. w paragrafie 4 określa, iż  faktura VAT jest wystawiana przez czynnych podatników VAT, a wystawiony dokument powinien być oznaczony wyrazami faktura VAT.  Czynni podatnicy VAT mają zawsze obowiązek wystawienia faktury VAT jeżeli świadczą usługi lub sprzedają towar innym przedsiębiorcom. W sytuacji, kiedy sprzedaż towarów lub usług dokonywana jest na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej, faktura VAT nie musi być wystawiana, chyba że nabywca zażyczy sobie wydania faktury VAT. 

Czynni podatnicy VAT są także zobowiązani do wystawiania innych rodzajów faktur VAT, niż te dokumentujące sprzedaż – m. in. wewnętrznych faktur VAT, które dokumentują wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów.

Faktura VAT, a pozostali podatnicy

Powstaje pytanie, czy podmioty nie będące czynnymi podatnikami, muszą wystawiać faktury VAT? Odpowiedź na to pytanie znajdziemy w § 17 punkt 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur VAT, który to z kolei odsyła nas do art. 87 i 88 Ordynacji  podatkowej. W Ordynacji określono, iż podatnicy niezobowiązani do wystawiania faktur VAT, np. zwolnieni podmiotowo , mają obowiązek wystawienia rachunku na żądanie kupującego lub usługobiorcy, bez względu na to, czy nabywca jest przedsiębiorcą, czy nie.  Obowiązek taki wygasa z upływem trzech miesięcy od momentu sprzedaży i po jego upływie nabywca nie ma prawa domagania się rachunku.

Podmioty nie będące czynnymi podatnikami VAT powinny natomiast wystawiać  uproszczone faktury VAT, czy wewnętrzne faktury VAT. Zatem ta grupa podatników, dokonując sprzedaży poza granicami kraju (sprzedaż NP.) lub wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów wystawiają faktury VAT uproszczone i faktury VAT wewnętrzne. Mimo, iż obowiązek wystawiania tego rodzaju faktur wynika pośrednio z przepisów, to warto o nim pamiętać.

Faktura elektroniczna w PDF – interpretacja

Od początku roku 2011 obowiązuje nowe i bardziej liberalne rozporządzenie w sprawie e-faktur, dzięki któremu podatnicy mają swobodę w zapewnieniu integralności i autentyczności faktur elektronicznych i wolność wyboru w zakresie formy elektronicznej dokumentu. E-faktura dotychczas dla większości przedsiębiorców była pojęciem abstrakcyjnym, natomiast od stycznia zainteresowanie dokumentem, jakim jest faktura elektroniczna, znacznie wzrasta, głównie dzięki korzyściom z e-faktur. Przedsiębiorcy jedna są dość ostrożni i czekają z wdrożeniem e-faktury do momentu pojawienia się kilku przekonywujących interpretacji w zakresie stosowania faktur elektronicznych od 01.01.2011 oraz pierwszych stanowisk urzędów skarbowych, a także i sądów w tym zakresie. Oczekiwanie to jest poniekąd zrozumiale ponieważ, niektórym podatnikom tak duża swoboda w stosowaniu e-faktur jest zjawiskiem nietypowym i obawiają się oni, iż wkrótce nastąpią kolejne zmian w przepisach, tym razem w druga stronę, czyli wprowadzające ograniczenia w stosowaniu faktur elektronicznych.

Na szczęście pojawiają się już pierwsze interpretacje indywidualne w tym zakresie i trzeba przyznać, że są one przyjazne dla podatników. Taką interpretację wydał w dniu 21 lutego 2011 Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (sygn. IPPP1-443-1175/10-4/EK), który udzielił odpowiedzi na pytanie podatnika w zakresie przesyłania e-mailem e-faktur w PDF oraz prawa do odliczenia podatku od towarów i usług  z tak otrzymywanych faktur. W opinii podatnika przesyłanie e-mailem faktur elektronicznych VAT w formacie PDF, dokumentujących sprzedaż spełnia warunki określone w ustawie o podatku od towarów i usług, a w przypadku faktur korygujących sprzedaż in minus, daje prawo do pomniejszenia podatku należnego. Zdaniem składającego opinię również otrzymywanie za pośrednictwem e-maila e-faktur zakupowych w formacie PDF i spełnia ustawowe wymogi i umożliwia odliczenie VAT, z tych faktur w terminie otrzymania wiadomości z załączoną fakturą na skrzynkę pocztową. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie przyznał, iż stanowisko podatnika, w świetle obowiązujących przepisów jest prawidłowe. Wskazano tutaj, iż zgodnie z rozporządzeniem z 17 grudnia 2010 r. (Dz. U. Nr 249 poz. 1661) e-faktury mogą być przesyłane lub udostępniane w dowolnym formacie, w tym także w PDF, pod warunkiem uprzedniej akceptacji takiego obrotu fakturami przez odbiorcę. W interpretacji podkreślono, podatnik musi bezwzględnie zapewnić zachowanie integralności i autentyczności faktury elektronicznej, oraz posiadać wcześniej wspomnianą akceptację odbiorcy na otrzymywanie e-faktury. Akceptacja, ta może być udzielona w formie pisemnej lub elektronicznej. Dyrektor Izby Skarbowej niestety nie wypowiedział się w zakresie pomniejszenia podatku od towarów i usług z e-faktur korygujących sprzedaż in minus, ponieważ nie było to wg niego przedmiotem zapytania. Zachęcam do zapoznania się z pełną treścią interpretacji: IPPP1-443-1175/10-4/EK.

Jest to jedna z pierwszych interpretacji, w tym zakresie i jak widać kierunek interpretacji przepisów o e-fakturach jest pozytywny i sprzyja przedsiębiorcom korzystającym z faktur elektronicznych. Teraz należy czekać na interpretację w zakresie innych form zapewnienia autentyczności i integralności e-faktur niż EDI i kwalifikowany podpis elektroniczny.

Faktura elektroniczna – integralność i autentyczność

Stosowanie e-faktury w obrocie gospodarczym wymaga posiadania dwóch istotnych cech przez ten dokument, a mianowicie faktura elektroniczna musi mieć zapewnioną autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktury. Zacznijmy od wyjaśnienia obu pojęć:

• autentyczność pochodzenia to gwarancja, że faktura elektroniczna została wystawiona przez firmę dokonującą dostawy lub usługodawcę świadczącego usługę udokumentowaną przedmiotową e-fakturą,
• integralność to gwarancja, że w treści faktury elektronicznej nie będzie można zmienić danych,  które winny być zawarte w dokumencie.  

Istota tych dwóch cech e-faktury sprowadza się do tego, aby uchronić dokument przez ingerencją osób trzecich, a w szczególności nabywcy, który potencjalnie mógłby np. zmienić kwotę VAT, wynikającą z faktury elektronicznej. Minister Finansów pozostawia otwarty katalog sposobów na zapewnienie integralności i autentyczności e-faktury, i jednocześnie wskazuje na dwa preferowane dotychczas sposoby zabezpieczania faktur elektronicznych, a mianowicie kwalifikowany  podpis elektroniczny oraz elektroniczna wymiana danych (EDI). Te dwie metody to tylko przykłady form zapewnienia autentyczności i integralności faktury elektronicznej, podatnikom pozostawiono otwartą furtkę na wybór metody zabezpieczenia e-faktur. Jednym z ciekawych i tańszych rozwiązań w tym zakresie ma być e-pieczęć, ale o tym w jednym z kolejnych artykułów. Teraz skupmy się na podpisie kwalifikowanym i systemie elektronicznej wymiany danych.

EDI to skrót Electronic Data Interchange i jest to określenie systemu wymiany danych pomiędzy podmiotami gospodarczymi drogą elektroniczną. System ten jest między innymi używany do przesyłania faktur elektronicznych z jednego komputera np. dostawcy, na inny komputer np. nabywcy. Ze względu na wysokie koszty wdrożenia tego systemu, zainteresowane będą nim przede wszystkim większe podmioty chcące stosować e-faktury.  

Bardziej powszechnym i wygodnym rozwiązaniem zabezpieczenia faktury elektronicznej, w szczególności dla małych i średnich firm, jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Podpis taki uznawany jest za własnoręczny i stosowany jest do podpisywania nie tylko e-faktur, ale i innych dokumentów, w tym np. deklaracji podatkowych. Poza podpisaniem dokumentu jak e-faktura i deklaracja , e-podpisu używać musimy w rozliczeniach z ZUS, jeżeli zatrudniamy więcej niż pięciu pracowników.  Takiego zastosowania nie ma system EDI. Tak więc jeżeli mamy konieczność posiadania e-podpisu z innych powodów, dlaczego nie wykorzystać go do zabezpieczenia faktur elektronicznej. Podpis elektroniczny zabezpieczający fakturę elektroniczną musi posiadać kwalifikowany certyfikat, który spełnia ustawy o podpisie elektronicznym. Ustawa ta i rozporządzenia wykonawcze zawierają szczegółowy wykaz informacji, jakie musi zawierać certyfikat.  W celu uzyskania kwalifikowanego podpisu do zabezpieczenia e-faktury polecam, poniższe centra kwalifikacyjne: Krajowa Izba Rozliczeniowa Spółka Akcyjna, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych Spółka Akcyjna, Unizeto Technologies Spółka Akcyjna.

Zapewnienie autentyczności i integralności dokumentu, jakim jest faktura elektroniczna nie jest dużym kosztem, w szczególności w przypadku e-podpisu. E-faktura niesie ze sobą zbyt wiele korzyści by przejść obok nich obojętnie.

Akceptacja faktur elektronicznych

Rozporządzenie o fakturach elektronicznych z dnia 17 grudnia 2010 r. wprowadziło wiele korzystnych zmian w  zakresie korzystania z e-faktur. Tak jak zaznaczono we wcześniejszych artykułach, podatnikowi pozostawiono wybór formy zapewnienia integralności i autentyczności faktur elektronicznych. Zgodnie z zapisami rozporządzenia e-faktury mogą być przesyłane lub udostępniane w dowolnej formie elektronicznej, pod warunkiem wcześniejszej akceptacji przez odbiorcę takiego sposobu przesyłania efaktur.

Forma przesyłania e-faktur

Do tej pory wspominałem o możliwości przesyłanie e-faktur w PDF, natomiast istnieją jeszcze inne formaty, które możemy swobodnie zastosować dla faktur elektronicznych. Są to przede wszystkim:  doc, *.xls, , *. tiff, *.html, *.jpg, *.bmp i wszelkie inne formaty. Jak mówi treść rozporządzenia faktury elektroniczne mogą być wysyłane w wybranym formacie lub udostępniane, np. w panelu klienta, jaki oferowany jest np. przez UPC. Zanim jednak e-faktura zostanie przesłana lub udostępniona, należy uprzednio uzyskać akceptację kontrahenta.

Akceptacja faktur elektronicznych

Akceptacja e-faktur może być w formie pisemnej lub elektronicznej. Przepisy rozporządzenia o fakturach elektronicznych pozostawiły podatnikom swobodę formy takiej akceptacji.  Przykładowo możemy poprosić nabywcę o przesłanie e-maila o następującej treści:

„Niniejszym akceptujemy przysyłanie, przez Dostawcę faktur VAT w formie elektronicznej, w związku z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r.  w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu  lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. nr 249, poz. 1661). Zgodnie z ustaleniami faktury będą przesyłane z adresu:

kontakt@adresdostawcy.pl

na adres:

kontakt@adresodbiorcy.pl

Wycofanie akceptacji przysyłania faktur VAT w formie elektronicznej może nastąpić w drodze pisemnej lub elektronicznie na adres:  kontakt@adresdostawcy.pl”

Podając adres e-mail, na który mają być przysyłane faktury elektroniczne, pamiętajmy aby podawać adres ogólny firmy lub działu księgowości. Kierowanie e-faktur na adres konkretnych pracowników, może powodować problemy, w razie ich nieobecności lub zwolnienia.

Trzeba tutaj nadmienić, iż dotychczas posiadane akceptacje na otrzymywanie faktur elektronicznych zachowują swoją ważność.

Jeżeli odbiorca zdecyduje się na cofnięcie akceptacji, to dostawca traci prawo do przesyłanie e-faktur od dnia następnego. Chyba, że strony ustalą inny termin, lecz nie może on być dłuższy niż 30 dni.

Po uzyskaniu akceptacji od nabywcy, dostawca musi zadbać o zachowanie autentyczności i integralności faktury elektronicznej. Obowiązkiem natomiast obu stron jest właściwe przechowywanie e-faktur, o czym będzie mowa w kolejnych artykułach.

Obowiązek przechowywania e-faktur

E-faktura tak jak i  inne dokumenty księgowe musi być przechowywana przez odpowiedni okres czasu w podmiocie gospodarczym lub jego zewnętrznym archiwum. Zasady przechowywania dokumentów księgowych, w tym faktur elektronicznych, zostały określone  w ustawie o rachunkowości. Kwestię przechowywania dokumentów reguluje rozdział 8 tej ustawy „Ochrona danych”. Zgodnie z art. 71  księgi rachunkowe, dowody księgowe, wliczając e-faktury, dokumenty z inwentaryzacji, a także sprawozdania finansowe jednostek, należy odpowiednio przechowywać, chronić przed zakazanymi zmianami, rozpowszechnianiem, uszkodzeniem, czy zniszczeniem.

Wymienione powyżej dokumenty, określane przez ustawę, mogą być przechowywane w formie elektronicznej, czyli np. n

a płytach DVD, czy dobrze zabezpieczonych dyskach twardych. Te nośniki z kolei winny być z kolei umieszczone  w sejfach, szafach lub pomieszczeniach, do których dostęp mają tylko upoważnione osoby. Aby e-faktury i inne dokumenty były odpowiednio przechowywane, trzeba także uwzględnić konieczność regularnego robienia kopii zapasowych dokumentów elektronicznych, najlepiej raz w tygodniu. Można to robić oczywiście i częściej, jeżeli na przykład firma ma wielu kontrahentów i wystawia bardzo e-faktur. 

Jeżeli natomiast firma nie jest w stanie zapewnić przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, zgodnie z wymogami ustawy i przez okres w niej określony, to dokumenty te, w tym i e-faktury powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego.  

Istotną kwestią jest także wymóg dotyczący formy i miejsca przechowywania dokumentów. Zgodnie z art. 73, e-faktury i inne dokumenty księgowe należy przechowywać:

• w oryginalnej formie,
• w odpowiednio określonym porządku,
• podzielone na miesiące lub inne okresy sprawozdawcze,
• w sposób, który pozwala na łatwe odnalezienie dokumentu.

Kierownik jednostki może wyrazić zgodę, aby po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego część dokumentów (za pewnymi wyjątkami) została przeniesiona na nośniki informatyczne, pod warunkiem, zapewnienia możliwości późniejszego odtworzenia tych dokumentów w formie wydruków. Oczywiście e-faktura od razu jest zachowywana  na odpowiednim nośniku danych. Jednakże trzeba pamiętać, że w razie potrzeby, należy zapewnić możliwość wydruku faktury elektronicznej.

Kolejną kwestią, jaką reguluje ustawa o rachunkowości jest okres przechowywania dokumentów.  Ustawa określa wymogi dotyczące różnych dokumentów. E-faktura zgodnie z tymi regulacjami winna być przechowywana przez okres 5 lat. Okres ten liczony od początku roku następującego po roku finansowym, w którym faktura została wystawiona.

Opisane wyżej wymogi dotyczące przechowywania e-faktur i innych dokumentów wynikają z ustawy o rachunkowości, a zatem obowiązują podmioty, które podlegają tej ustawie.  

Jak dekretować faktury elektroniczne?

Efaktura coraz częściej pojawia się w obrocie gospodarczym. Jest to naturalnym skutkiem pozytywnych zmian, które weszły w życie od 1 stycznia 2011 i znacznie zliberalizowały przepisy dotyczące faktur elektronicznych. Rosnąca popularność e-faktury to również rezultat stosunkow niskich nakładów związanych z jej wdrożeniem oraz licznych korzyści, jakie e-faktura przynosi przedsiębiorcom.

E-faktura okazuje się być jednak nie lada wyzwaniem dla księgowych, muszą oni zapewnić by elektroniczna dokumentacja transakcji spełniała nie tylko wytyczne przepisów podatkowych, ale była ponadto zgodna z przepisami ustawy o rachunkowości. W jednym z poprzednich artykułów poruszany był już temat przechowywania e-faktury, dzisiaj zajmiemy się kwestią dekretowania efaktur.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości dowód księgowy, w tym i e-faktura, powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania oraz sposób ujęcia w księgach rachunkowych. Dopełnienie takiego obowiązku na fakturze elektronicznej z pewnością utrudniłoby pracę osób zajmujących się księgowością, na szczęście ustawa o rachunkowości dopuszcza stosowanie pewnych uproszczeń. Jednym z takich uproszczeń może być zastosowanie własnych rozwiązań dotyczących dekretacji dokumentów księgowych. Otóż nic nie stoi na przeszkodzie, aby dekrety księgowe umieszczać poza dokumentem, tj. zapisywać je w sposób elektroniczny w systemie księgowo-finansowym, a nie bezpośrednio na dokumencie. Oczywiście takie rozwiązanie należy dokładnie opisać w polityce rachunkowości. Podsumowując, jeżeli posiadamy program księgowy, który pozwala na wydrukowanie dekretu dla poszczególnych dowodów księgowych oraz informacje, które wiążą dekret z tym dokumentem księgowym,to możemy odstąpić od ręcznego dekretowania dowodów księgowych, w tym e-faktur. Zaleca się jednak, aby na koniec każdego okresu rozliczeniowego, np. miesiąca, dokonać wydruku dekretów wszystkich faktur elektronicznych w nim zaksięgowanych.