Przyjmując metodę zarządzania projektami, zapewniasz ramy i strukturę do prawidłowej organizacji wszystkich zadań do wykonania. Cel: osiągnąć swoje cele z zachowaniem terminów oraz spełnić oczekiwania klienta lub firmy. Każdy ma swoje własne cechy. Aby wybrać metodę zarządzania projektem najlepiej dopasowaną do Twoich potrzeb, konieczne jest określenie zakresu projektu (cele, zasoby, budżety, termin), środowiska pracy (elastyczność lub sztywniejsze ramy) oraz czy klient musi być zaangażowany lub nie w różnych fazach procesu. Jak najszybciej ujednolicić standardy? Pierwszym krokiem jest szkolenie z zarządzania projektami, które umożliwi poznanie wszystkich najważniejszych zasad z zakresu zarządzania projektami.
Przejdź na skróty:
Zarządzanie projektami – standaryzacja działań
Każdy projekt należy rozpocząć od określenia celów. Musimy pomyśleć o ograniczeniach, które mogą zagrozić jego sprawnemu funkcjonowaniu, w szczególności związanych z rynkiem, technologią, zasobami ludzkimi, budżetem i terminami. Gdy wiesz, że projekt jest wykonalny i przyda się firmie, możesz przejść do planowania wszystkich działań i określenia harmonogramu. Na tym etapie działania muszą być szczegółowo opisane, w porządku chronologicznym. Kto co zrobi? Czy masz wszystkie niezbędne umiejętności w firmie? Następnie musisz wykonać plan. Ten krok wymaga rygoru i dyscypliny, aby przestrzegać zaplanowanego harmonogramu i dostarczać produkty.
Cotygodniowe lub kwartalne spotkania, w zależności od złożoności projektu, pomogą Ci podsumować postępy i uniknąć opóźnień. Często mówi się, że ostatnie dziesięć procent projektu traci impet. Ludzie czują, że wszystko skończyli i zapominają o ostatnich szczegółach, których dokończenie zajmuje dużo czasu. Połącz zespół projektowy, aby ocenić dobre i złe ruchy, aby uniknąć negatywnych w przyszłości.
Cenne wskazówki
Oto kilka wskazówek, jak pokonywać najczęstsze przeszkody w zarządzaniu projektami. Wykonaj szczegółowe studia wykonalności, aby oszacować wszystkie koszty. Zamiast szacować w dół, zawsze lepiej szacować w górę, aby wiedzieć, czy projekt nadal jest opłacalny według najgorszego scenariusza. Podziel duże projekty na małe kroki. Pozwoli ci to lepiej poruszać się po złożoności i uniknąć powrotu, ponieważ zapomniałeś o poprzedniej czynności. To także świetny motywator dla pracowników, którzy widzą poczynione postępy. Wdrażaj plany awaryjne od fazy projektowania. Powinny one obejmować sygnały ostrzegawcze, na które należy uważać, oraz kroki, które należy podjąć w różnych scenariuszach.
Ta strategia pomoże Ci ocenić czynniki ryzyka i lepiej zarządzać nieoczekiwanymi. Zawsze pamiętaj o „ścieżce krytycznej” – czynnościach niezbędnych do sukcesu projektu – i podążaj nią uważnie. Doceń pracę zespołową i poproś o pomoc przy złożonych projektach, które przekraczają Twoje umiejętności zarządzania. Kurs zarządzania projektami to szansa na sprawne ujednolicenie standardów.
Jednolite standardy – zalety
Doskonałość w zarządzaniu projektami może znacznie ograniczyć błędy w planowaniu i realizacji. Dzięki temu, że przeglądasz, analizujesz i ulepszasz swoje procesy w miarę potrzeb, masz pewność, że Twoje zespoły są uzbrojone w najlepszą strategię dostępną w danym momencie, a także wykorzystują wypróbowane i prawdziwe najlepsze praktyki oraz wyciągnięte już wnioski. Po zidentyfikowaniu i dostosowaniu do indywidualnego środowiska biznesowego wyróżniających się metod i procedur można je przekształcić w standardowe procesy zarządzania projektami, które będą mogły być zaadaptowane przez wszystkie zespoły projektowe w organizacji w celu uzyskania bardziej spójnych wyników. Spójne zadania i metody ułatwiają współpracę z członkami zespołu, gdy każdy wie, czego może się spodziewać.
