Firma i ekonomia

Czym jest KSeF? Jak się przygotować i jaki wybrać program?

Prowadzenie każdego rodzaju działalności w Polsce jest coraz trudniejsze. Państwo wprowadza coraz więcej obowiązków dla przedsiębiorców, a Ci zamiast skupić się na zarabianiu, toną w papierologii. 29 października 2021 r. została uchwalona ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Oprócz kilku zmian, wprowadza ona głównie Krajowy System e-Faktur. Co to jest i z czym się wiąże? Zapraszam do naszego artykułu pt. “Czym jest KSeF? Jak się przygotować i jaki wybrać program?”

Czym jest i jak ma funkcjonować KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest już znany także jako Centralny Rejestr Faktur (CRF) lub Centralna Baza Faktur. Jest to system teleinformatyczny, który służy do wystawiania, udostępniania i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych. System, po wprowadzeniu danych i wystawieniu faktury, będzie przydzielał indywidualny numer identyfikacyjny oraz weryfikował zgodność informacji ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. W założeniach, taka faktura będzie uznana za wystawioną, a zarazem doręczoną, już w dniu oznaczenia przez system unikalnym numerem. Biorąc pod uwagę powyższe informacje, można dojść do wniosku, iż KSeF ma pełnić funkcję centralnej bazy faktur. 

W początkowym okresie funkcjonowania KSeF (tj. od stycznia 2022 roku), faktury ustrukturyzowane mają występować jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. Oprócz nich, przynajmniej przez pewien czas, przedsiębiorcy mogą wystawiać tradycyjne faktury papierowe oraz faktury elektroniczne. 

Jak już wspomnieliśmy, system będzie także służyć do analizy i kontroli prawidłowości danych zamieszczonych w fakturach. Oczywiście takie postępowanie zwiększa bezpieczeństwo transakcji, lecz przede wszystkim sprowadza się do zwiększenia kontroli organów podatkowych nad działaniem przedsiębiorstwa.  

Czy będą jakieś korzyści z KSeF? 

Ministerstwo Finansów zachęca do korzystania z KSeF obiecując skrócony czas zwrotu podatku VAT aż o 20 dni, czyli o ⅓ aktualnego okresu, który wynosi 60 dni. Jest to szczególny atut dla firm, które swoje główne przychody czerpią ze współpracy międzynarodowej. Jednakże jest jeszcze kilka warunków do spełnienia, o których mowa w art. 87 uste. 5b ustawy o VAT:

  • był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, 
  • składał za każdy okres rozliczeniowy deklaracje, o których mowa w art. 99 ust. 1-3, 
  • posiadał rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, zawarty w wykazie, o którym mowa w art. 96b ust. 1.

Kolejnym atutem jest brak możliwości zagubienia faktury, a tym samym brak konieczności zwracania się do kontrahenta o wystawienie duplikatu. Niekiedy jest to bardzo czasochłonne i angażujące zajęcie, zwłaszcza kiedy drugą stroną są wielkie korporacje. Proces otrzymania duplikatu może zająć nawet kilka dni. To samo tyczy się konieczności wystawiania faktur korygujących i ich czasochłonności w dopełnieniu formalności. Zgodnie z art. 29a ust. 15 pkt 5 ustawy o VAT otrzymanie faktury korygującej przez drugą stronę, nie wymaga dowodu z uzgodnień. Zgodnie z informacjami zawartymi przy opisywaniu systemu KSeF, system ten umożliwia otrzymanie automatycznej informacji o odebraniu faktury korygującej.

Przechowywanie faktur za ostatnie 10 lat, liczone od końca roku rozliczeniowego, stanie się obowiązkiem KSeF, a nie podatnika wystawiającego faktury. Ponadto przesyłanie jednolitego pliku kontrolnego, czyli tzw. JPK, w zakresie faktur ustrukturyzowanych, stanie się zbędne. 

Następna korzyść dotyczy całego kraju. Korzystając z KSeF, dołączamy do europejskich liderów wykorzystujących e-usługi w administracji. Dotychczas zaledwie tylko 3 kraje wprowadziły e-faktury, a pierwszym z nich były Włochy (w 2017 r.), następnie Hiszpania (w 2018 r.) oraz Portugalia (w 2019 r.). Już samo wprowadzenie analiz “Big Data” pozwoliło na zredukowanie tempa wykrywania przestępców podatkowych z kilku lat do kilku miesięcy. Wprowadzenie obowiązkowej usługi e-faktur kontrolowanej przez organy podatkowe pozwoli zmniejszyć ten okres do kilku tygodni. Działania te mają przede wszystkim na celu uszczelnienie systemu podatkowego, lecz w efekcie wyeliminuje to także nieuczciwą konkurencję, która oferuje produkty/usługi poniżej ceny rynkowej.

Jakie są etapy wprowadzania KSeF?

Od momentu uchwalenia nowej ustawy przeprowadzane są badania pilotażowe z wybraną grupą podatników. Już od 1 stycznia 2022 roku wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie dobrowolnym rozwiązaniem dla podatników, a przystąpienie Krajowego Systemu e-Faktur nie wiąże się z żadnymi kosztami. 

Natomiast po uzyskaniu decyzji Komisji Europejskiej rozwiązanie jakim jest KSeF, będzie obowiązkowe. Planowanym i wysoce prawdopodobnym terminem jest początek 2023 roku.

Jaki program wybrać?

Przystąpienie do KSeF wiąże się z koniecznością wystawiania faktur ustrukturyzowanych, którym nadawany będzie indywidualny numer. Taką możliwość otrzymamy dzięki darmowej aplikacji, dostarczonej przez Ministerstwo Finansów, co powinno zadowolić mniejsze firmy, które nie wystawiają zbyt wielu faktur i nie mają konieczności korzystania z rozbudowanego systemu. 

Drugą opcją jest skorzystanie z komercyjnych programów, które są zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur poprzez API, jak np. wFirma (https://wfirma.pl/program-do-fakturowania) . Dzięki temu nie stracimy dotychczasowego komfortu korzystania z pełnej integracji naszej firmy z systemem podatkowo-księgowym. Nadal faktury mogą być wystawiane w pełni automatycznie, bez naszej wiedzy, dzięki integracji z systemem CRM, ERP, Allegro, czy e-Commerce. Nie musimy rezygnować z funkcji magazynowania, cyklicznych faktur i innych udogodnień. Wystarczy wybrać odpowiedni program, które spełni nasze oczekiwania. 

5/5 - (1 vote)

Mikołaj Mikiciuk

Absolwent kierunków Finanse i Rachunkowość, Zarządzanie Marketingiem oraz Innowacyjne Zarządzanie Marką na Wyższej Szkole Bankowej w Poznaniu. Zawodowo zajmuje się rozwojem małych i średnich firm opracowując i wprowadzając nowe strategie marketingowe oraz sprzedażowe.

Podobne artykuły

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Back to top button

Wyłącz Adblocka, daj zarobić ;(

Udostępniamy wartościowe informacje kompletnie za darmo. Prosimy Cię jednak o wyłączenie Adblocka, a obiecujemy, że reklamy nie naruszą Twojej prywatności ani komfortu przeglądania strony.