Ewidencja przebiegu pojazdu – jak napisać, wypełnić + Wzór!

Przedsiębiorcy prowadzący własną działalność gospodarczą często wykorzystują swoje własne samochody osobowe, które nie stanowią majątku trwałego firmy. Do końca 2018 roku zaliczenie użytkowania samochodu prywatnego jako koszt uzyskania przychodu wymagało prowadzenia kilometrówki, lecz uległo to zmianie. Dzięki temu teraz rozliczysz podatek dochodowy i VAT bez zbędnej papierologii. Kto musi prowadzić i czym jest ewidencja przebiegu pojazdu – przeczytasz poniżej!   

Czym jest Ewidencja Przebiegu Pojazdu?

Ewidencja przebiegu pojazdu, potocznie “kilometówka”, to formalny spis użytkowania samochodu, który został użyczony w celu dokonania czynności związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej. 

Prowadząc kilometrówkę można na koniec miesiąca podsumować dystans, który przebył dany samochód w celach służbowych i wyliczyć koszt uzyskania przychodu wynikający z ilości przebytych kilometrów i pojemności silnika pojazdu. 

Kiedy musi być prowadzona kilometrówka?

Ewidencja przebiegu pojazdu była wymagana do końca 2018 roku, natomiast od stycznia 2019 roku obowiązek ten zamieniono na rzecz stałego limitu związanego z użytkowaniem samochodu prywatnego na rzecz prowadzenia działalności. Określono ten udział jako 20%. Nie dotyczy to pracownika wykorzystującego auto prywatne! 

Przedsiębiorcy, którzy wykorzystują wszelkie pojazdy poniżej 3.5 tony z więcej niż jednym rzędem siedzeń i wykorzystują samochód wyłącznie do prowadzonej działalności (nawet jeśli samochód został wprowadzony do firmy jako środek trwały przedsiębiorstwa) celem zaliczenia 100% kosztów na cele VAT i podatku dochodowego, muszą prowadzić dalej szczegółową kilometrówkę. Dotyczy to także samochodów użytkowanych na podstawie umowy leasingu, najmu lub dzierżawy.

Kto jest zwolniony z prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu?

Prowadzenie kilometrówki nie dotyczy przedsiębiorców korzystających z:

• samochodów ciężarowych powyżej 3.5 tony,
• samochodów osobowych poniżej 3.5 tony, lecz z jednym rzędem siedzeń i wbitą kategorią VAT-1 lub VAT-2.
• pojazdów przeznaczonych do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą,
• pojazdów konstrukcyjnie wykluczających użycia ich do czynności niezwiązanych z prowadzeniem działalności, a użycie ich na użytek prywatny jest gospodarczo nieistotny,
• pojazdów przeznaczonych do: 
• odsprzedaży, 
• sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika, 
• oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy leasingu, najmu, dzierżawy lub innej podobnej, 

Przedsiębiorca ponoszący wydatki na rzecz pracownika rozliczane w ramach miesięcznego ryczałtu nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji. Przepis dotyczy raczej wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich pojazdów, dla których kosztem nie jest:

• jazdy lokalne – w wysokości przekraczającej wysokość ryczałtu lub w wysokości przekraczającej stawki za 1 km,
• jazdy zamiejscowe – w wysokości przekraczającej stawki za 1km.

Przedsiębiorca ma prawo do zrezygnowania z odliczania 100% VAT i 100% kosztów uzyskania przychodu, wtedy także nie jest zobowiązany do ewidencjonowania przebiegu.  

Jakie elementy musi zawierać kilometrówka?

Sporządzając ewidencję przebiegu pojazdu należy zadbać, aby zostały w niej uwzględnione takie elementy jak: 

• numer rejestracyjny pojazdu,
• dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji,
• dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
• stan licznika spisany w 3 okresach:
  • w dniu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji,
  • na koniec każdego okresu rozliczeniowego,
  • na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
• wpis osoby kierującej pojazdem zawierający poniższe informacje:
  • kolejny numer wpisu,
  • imię i nazwisko kierowcy,
  • datę,
  • cel wyjazdu,
  • opis trasy – skąd, dokąd,
  • liczba przejechanych kilometrów,
• wskazanie poprawnej stawki za 1 km przebiegu,
• wynik mnożenia stawki x ilość przejechanych km,
• dane podatnika,
• podpis podatnika.

Warto pamiętać, by ewidencja była prowadzona w sposób systematyczny, najlepiej każdorazowo po zakończeniu użytkowania samochodu i przez osobę, która rzeczywiście z niego korzystała. 

Ewidencja przebiegu pojazdu – jakie stawki?

W przypadku użytkowania przez pracownika swojego samochodu prywatnego, obowiązują stawki ustawowe za 1km przebiegu. Stawki w przeciwieństwie do innych zasad nie uległy żadnym zmianom na przestrzeni kilku lat i nadal zależą od pojemności oraz rodzaju pojazdu.

1. Stawka za 1km przebiegu dla pojazdu samochodowego osobowego o: 
   1. pojemności skokowej silnika do 900 cm3 wynosi 0,5214 zł
   2. pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 wynosi – 0,8358 zł
2. Stawka za 1km przebiegu dla motocykla wynosi 0,2302 zł
3. Stawka za 1km przebiegu dla motoroweru wynosi 0,1382 zł

Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów?

Do kosztów podlegających pod odliczenie 100% jak i limitowi 20% w podatku dochodowym związanym z użytkowaniem samochodu można zaliczyć:

• paliwo,
• opłaty za przejazd autostradą,
• opłaty za parking,
• środki czystości,
• myjnię, 
• serwis,
• bieżące naprawy,
• wymiana elementów eksploatacyjnych – np. opony,
• ubezpieczenie.

Wydatki związane z ulepszeniem samochodu, zwiększeniem jego mocy, czy też wszelkimi modyfikacjami nie stanowią kosztu uzyskania przychodu ze względu na brak powiązania z jego eksploatacją w celach służbowych. 

Co z rozliczaniem podatku VAT?

Niczym dziwnym jest powiedzenie, że każdy przedsiębiorca “szuka kosztów”. Wiadomo, że dużo łatwiej znaleźć koszty zmniejszające podatek dochodowy niż VAT do zapłaty. Kilometrówka jednak może trochę w tym pomóc!

Niezależnie od tego, czy samochód wchodzi w skład środków trwałych firmy, czy też jest rozliczany w oparciu o limit 20% kosztów uzyskania przychodu, to w przypadku użytkowania samochodu w celach służbowych i prywatnych, podatnicy mogą odliczyć 50% wartości VAT’u ze zgromadzonych faktur. 

Przypominamy, że pojazdy użytkowane w działalności jedynie w celach służbowych mogą zaliczać 100% kosztów uzyskania przychodu oraz 100% VAT. Należy przy tym pamiętać, że niezależnie od tego jaki status VAT posiada przedsiębiorca, powinien on prowadzić ewidencję. Dzięki temu podatnik zwolniony z VAT może ująć 100% wartości brutto kosztu związanego z eksploatacją pojazdu. 

Zwrot kosztów podróży służbowej prywatnym autem pracownika

Na wniosek pracownika, pracodawca może udzielić zgody na przejazd służbowy prywatnym samochodem pracownika. Nie ma przy tym znaczenia, czy będzie to podróż krajowa, czy międzynarodowa. W takich sytuacjach niezbędnym jest zastosowanie ewidencji przebiegu pojazdu. Po przemnożeniu ilości kilometrów i przypadającej stawki za 1km w zależności od rodzaju i pojemności pojazdu wychodzi kwota należna do zwrotu dla pracownika. Pracodawca może zwrócić kwotę przekraczającą tą, która wynika z kilometrówki sporządzonej przez pracownika, lecz musi pamiętać o tym, że nadwyżka nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu. 

Podatnik ma prawo do zaliczenia jedynie kosztów uzyskania przychodu, które są udokumentowane kilometrówką do wysokości nie większej niż ta wynikająca z tej dokumentacji.  

Ewidencja przebiegu pojazdu – pobierz wzór

Specjalnie dla naszych czytelników przygotowaliśmy edytowalne wzory omawianych pism. Wystarczy, że klikniesz na jeden z poniżej wyświetlonych wzorów, a zostaniesz przeniesiony do strony pobierania.

W tym przypadku znajdziesz:

• Ewidencja przebiegu pojazdu – edytowalny wzór w .PDF,
• Ewidencja przebiegu pojazdu – edytowalny wzór w DOC.

Uwaga! Wzory w plikach .PDF możesz edytować nawet w przeglądarce, co znacznie przyśpieszy cały proces i nie wymaga używania dedykowanego oprogramowania. Jeśli po wydrukowaniu widoczne są suwaki wyboru lub doświadczasz problemu z czcionką, skorzystaj z programu Adobe Reader.