Ważne jest to, by bezpiecznie przechowywać wszelkie dokumenty w firmie. I to nie tylko w kwestii zachowania porządku i organizacji pracy. Najważniejsze jest to, by żadne dane nie wyciekły i nie dostały się w ręce osób do tego nieuprawnionych. Jak zatem najlepiej zadbać o swoje dane i ich bezpieczeństwo w firmie?
Przejdź na skróty:
RODO a bezpieczeństwo dokumentów
Ważne jest to, by zapewnić maksymalne bezpieczeństwo wszelkich danych w firmie. W przypadku instytucji rządowych określa się czas, w którym można zażądać przedstawienia dokumentów. Jeśli się nie wypełni tego obowiązku, trzeba liczyć się z konkretną odpowiedzialnością karną. Należy zatem zadbać, by nie zostały zniszczone ani zgubione.
W przypadku RODO trzeba zadbać o to, by żadna osoba niepowołana nie miała dostępu do danych. Należy zadbać, by dane osobowe nie zostało nieautoryzowanie przetwarzane czy zmienianie. Administrator danych powinien także przedstawić, w jakim zakresie dane mogą być przetwarzane przez klienta. Trzeba zatem zadbać o to, by dostęp do danych był jednocześnie łatwy jak i bezpieczny. Obowiązek ten dotyczy większości firm, gdyż niemal każda w jakiś sposób przetwarza dane osobowe klientów, odbiorców, pracowników czy kontrahentów. Jeśli zależy Ci na bezpieczeństwie dokumentów firmowych, warto zapoznać się z ofertami czy to sejfów czy to szaf pancernych na dokumenty: http://sejfexpert.pl/szafa-pancerna-na-dokumenty.
Warto dbać o dobre nawyki
Jeśli chcemy jeszcze bardziej poprawić poziom bezpieczeństwa danych w naszej firmie, należy zadbać o wyrobienie w sobie kilku dobrych nawyków. Przede wszystkim nigdy nie wolno pozostawiać dokumentów bezpośrednio na biurku. Zwiększa to szanse na to, że ktoś niepowołany będzie miał do nich dostęp. Zamiast tego lepiej umieścić je umieścić w odpowiednim miejscu, gdzie będziemy mieli do nich łatwy dostęp. Jeśli któreś nie są już potrzebne, niszczymy je.
Nie powinno się wyrzucać żadnych dokumentów do kosza. Nie można bowiem przewidzieć, w czyje ręce trafią zawarte w nich dane. Warto więc chować i zabezpieczać dokumenty jak najlepiej. Nigdy też nie zostawiamy samych klientów czy kontrahentów w pomieszczeniu z ważnymi dokumentami.
Kolejnym ważnym krokiem jest segregacja. Dzięki niej nie tylko zachowamy porządek w dokumentach, ale także łatwiej będzie nam znaleźć ważne informacje czy zmniejszyć ryzyko wystąpienia oszustwa. Do tego przydają się wszelkie segregatory i organizery, gdzie można przechowywać dokumenty w bezpieczny sposób.
Najważniejsze dokumenty
Oczywiście w każdej firmie znajdą się dokumenty, które są szczególnie ważne dla danej firmy i jej prawidłowego funkcjonowania. W takich sytuacjach należy skorzystać z fizycznych zabezpieczeń np. w formie sejfów, szuflad i szaf na szyfr lub szaf pancernych na klucz. Wszelkie istotne dokumenty należy umieszczać w takich miejscach i odpowiednio zabezpieczać przed dostępem osób trzecich.
Aby zminimalizować ryzyko, że ktoś niepowołany będzie miał dostęp do tych informacji, należy zawsze zabierać klucz ze sobą lub umieszczać go w sobie znanej, bezpiecznej lokalizacji. Nigdy nie zostawiamy go na wierzchu podobnie jak szyfru. Bez wyrobienia odpowiedniego nawyku, nawet najlepiej opancerzona szafa się nie sprawdzi.
Jeśli szukamy już takiego mebla, należy zwrócić uwagę na jego wykonanie. Niektóre mają bowiem cienką sklejkę z tyłu. A tylna ścianka powinna być wykonana z twardego, solidnego materiału, dzięki czemu ograniczy się ryzyko obejścia zabezpieczeń. Dobrze dobrane sejfy czy szafy będą dobrą ochroną dla wszelkich ważnych dla firmy danych. Nie będziemy musieli się obawiać, że ktoś wykradnie tajemnice przedsiębiorstwa lub inne istotne dla niego informacje.
