Zmiana przestrzeni biurowej na nową to zdecydowanie jedna z większych rewolucji, jakie mogą się przytrafić na drodze rozwoju naszej firmy. To ważna decyzja, która będzie miała wpływ na dalsze jej funkcjonowanie, warto zatem do tego przedsięwzięcia się przygotować. Wybór lokalu pod biuro nie jest wbrew pozorom łatwiejszy, niż na przykład poszukiwanie domu – tutaj również ogromne znaczenie ma funkcjonalność i komfort. Jak zabrać się do tego zadania?
Kwestie, które powinniśmy wziąć pod uwagę
Zanim przystąpimy do samych poszukiwań odpowiedniego lokalu, warto określić, jakie kryteria będzie musiała spełniać nowa przestrzeń, by w ogóle brać ją pod uwagę. Rynek nieruchomości jest spory, zatem określenie naszych priorytetów i potrzeb pozwoli nam nieco zawęzić liczbę możliwych opcji.
Pierwszym z kryteriów jest nasz budżet. W dużej mierze to on będzie dyktował, w jakiej lokalizacji znajdzie się nasze biuro. Biura położne w centrum miasta i blisko niego będą z pewnością dużo droższe w wynajmie, niż lokale, które położone są na obrzeżach miasta.
Drugim, ważnym aspektem jest sam charakter naszej działalności. Nic nam po lokalu daleko od centrum, jeśli często gościmy w naszej siedzibie klientów. Z kolei sytuacja prezentuje się zupełnie inaczej, gdy w biurze przebywać będą tylko pracownicy. Oczywiście dobra lokalizacja zawsze jest istotna, jednak w niektórych ścieżkach biznesu możemy pozwolić sobie na nieco większą swobodę w tej kwestii.
Pod uwagę powinniśmy wziąć również samą liczbę pracowników oraz zespołów, gdyż to da nam jasny obraz tego, ile miejsca i pomieszczeń potrzebujemy. Warto przy tym wiedzieć, czy będzie nam również potrzebna przestrzeń magazynowa, na przykład na archiwum.
Źródło: Gdański Business Center w Warszawie
Jaki lokal wybrać?
Znając już dokładnie nasze wymagania, możemy łatwiej podjąć decyzję o tym, który z dostępnych lokali biurowych będzie je spełniał. Znaczenie ma dogodna lokalizacja, to jest łatwa komunikacja do biura zarówno samochodem, jak i środkami transportu publicznego, dostępność miejsc parkingowych oraz dróg rowerowych, a także znajdujące się w okolicy lokale usługowe, restauracje, itp. Większość tych warunków spełniają biura w biurowcach. Nie zawsze konieczne będzie posiadanie sklepów usługowych w pobliżu biura, jednak wszystkie te aspekty z pewnością podnoszą jego atrakcyjność.
Ważna jest również przestrzeń biurowa, to jak jest podzielona i jak możemy ją zagospodarować. Dobrą praktyką jest wynajmowanie biura nieco większego, niż stanowią nasze potrzeby, gdyż to umożliwia nam rozwój w przyszłości. Jeśli takiego rozwoju nie planujemy oczywiście niewskazanym jest przepłacać za przestrzeń, której nie używamy.
W biurze musi znaleźć się miejsce do pracy dla wszystkich pracowników, pokój socjalny do jedzenia posiłków i odpoczywania, a czasem również pokój z potrzebnymi urządzeniami biurowymi, takimi jak kopiarka czy właśnie magazyn. Warto przed podpisaniem umowy najmu dowiedzieć się również, jakie zmiany w przestrzeni możemy wprowadzić. To ważne, gdyż biuro jest elementem naszego wizerunku i powinno być z nim spójne także pod względem wystroju.
