Wezwanie do zapłaty – omówienie, rodzaje + WZORY!

Nie otrzymałeś należności w terminie? Niestety, teraz to całkiem normalne. Prowadzenie firmy usługowej wiąże się z ryzykiem braku uregulowania należności przez kontrahenta, któremu wykonaliśmy usługę. Problem jest na tyle istotny, że może spowodować nawet bankructwo firmy, która wywiązuje się ze wszystkich zobowiązań. Warto zatem zorientować się w możliwościach windykacji należności, które nie są kosztowne, a mogą uratować Twoją płynność.

Czym jest przedsądowe wezwanie do zapłaty?

Podstawowym celem przedsądowego wezwania do zapłaty jest odzyskanie należności od dłużnika, który zalega ze spłatą. W odróżnieniu od zwykłego wezwania do zapłaty, to pismo windykacyjne musi być wysyłane przed tym, zanim sprawa trafi do sądu. Oznacza jednocześnie, że jest to ostatni krok polubownego załatwienia sprawy, wyznaczając datę ostatecznej spłaty. W przypadku braku spłaty zobowiązania, wierzyciel ma prawo do dochodzenia swoich praw na drodze sądowej. Przegrana strona, najczęściej dłużnik, będzie obarczona wszelkimi, dodatkowymi kosztami postępowania sądowego. 

Wezwanie do zapłaty – jakie są rodzaje?

Z racji faktu, iż wezwanie do zapłaty nie jest uregulowane prawem, możemy spotkać się z wieloma tytułami pism, np.: “Wezwanie do zapłaty, “Ostateczne wezwanie do zapłaty”, “Przedsądowe wezwanie do zapłaty”, “Przypomnienie”, albo “Przedegzekucyjne wezwanie do zapłaty”. Jeśli miękka windykacja staje się częstą praktyką w naszej firmie, możemy stopniować wezwania, a tym samym skracać terminy zapłaty.

• Przypomnienie – przypomnienie dłużnikowi o zobowiązaniu. Jest jedynie informacją, która ma skłonić do szybszej zapłaty. Nie określa sankcji, które mogą spotkać dłużnika jeśli unikać będzie zapłaty. Z racji swojego charakteru, można takie pismo przesłać stosunkowo szybko, po upłynięciu pierwszego terminu zapłaty. 

• Wezwanie do zapłaty pod rygorem wpisu na listę dłużników BIG. Do takiej bazy można wpisać dłużnika, który zalega ponad 60 dni z zapłatą i został upomniany o tym fakcie w okresach co najmniej miesięcznych.  

• Wezwanie do zapłaty pod rygorem sprzedaży długu. Takie wezwanie stanowi zagrożenie zmiany właściciela wierzytelności, np. sprzedaży długu na giełdzie lub firmie windykacyjnej. Takie pismo wysyłane jest zazwyczaj jako drugie. 

• Przedsądowe wezwanie do zapłaty. Pismo dostarczane jako ostatnie, pod rygorem skierowania sprawy na drogę sądową w przypadku nieuregulowania należności. Jest to ostatnia szansa na dobrowolną spłatę. 

Co musi zawierać wezwanie do zapłaty?

W istocie żadne przepisy nie precyzują formy, ani konkretnych elementów jakie powinno zawierać takie pismo. W celach dowodowych, polubownego załatwienia sprawy, powinniśmy jednak zachować formę pisemną i skierować je na adres dłużnika żądając spłaty należności w określonym terminie, pod groźbą sankcji. 

Opracowaliśmy poniżej listę elementów jakie wezwanie powinno zawierać w celu osiągnięcia wysokiej skuteczności tej “miękkiej” windykacji. 

• data,
• miejscowość,
• dane wierzyciela,
• dane dłużnika, 
• stosunek prawny* / wskazanie podstawy obowiązku zapłaty,
• dokładna wartość zobowiązania,
• ostateczny termin spłaty*,
• sposób uregulowania zobowiązania,
• podpis wierzyciela,
• dodatkowe informacje*, np. pouczenie o podjętych krokach w przypadku braku spłaty. 

*Stosunek prawny

Istotny element pisma, to stosunek prawny, z którego wynika obowiązek zapłaty zobowiązania. Będzie to np. złożenie zamówienia, zawarcie umowy, wystawienie faktury, paragonu itd. Warto także wspomnieć, że ustalenia ustne, a także wiadomości e-mail mają moc prawną. 

*Termin spłaty długu

Wyznaczony termin spłaty zobowiązania może mieć dowolną wartość. W praktyce najczęściej przyjmuje się 7 lub 14 dni od dnia doręczenia pisma, lecz nie jest to koniecznością. Zgodnie z art. 455 kodeksu cywilnego, jeśli termin świadczenia nie jest określony, ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do jego wykonania. Nie dotyczy to sytuacji kiedy opóźnienie spłaty wynika z przyczyn niezależnych od dłużnika.

Co istotne, w przypadku wierzytelności bez oznaczonego terminu można naliczać odsetki, jednak nie wcześniej niż przed upłynięciem wskazanego terminu zapłaty.  

*Dodatkowe informacje

Określ swoje plany względem dłużnika, który nie spłaci zobowiązania. To istotny element wezwania do zapłaty, który może bezpośrednio przełożyć się na dokonanie spłaty. 

Jakie masz możliwości? Przede wszystkim skierowanie sprawy na drogę sądową i obciążenie kosztami procesowymi. Następna możliwość, to sprzedaż długu firmie windykacyjnej. Można także wpisać kontrahenta na listę dłużników w KRD, ERIF lub BIG.

Dodatkowo załącz kopię faktury lub umowy, która jest podstawą roszczenia.

Wezwanie do zapłaty – ile razy wysłać i kiedy?

W praktyce pismo wezwania do zapłaty wysyła się, kiedy istnieje duże prawdopodobieństwo, że dłużnik uchyla się od zapłaty. Nie spotyka się sytuacji, w których wysłanie wezwania do zapłaty realizowane jest po kilku dniach zwłoki, a “ustawowe 14 dni” jest zdecydowanie najczęstszą praktyką. 

Jeśli chodzi o liczbę wezwań, które należy wysłać dłużnikowi, to najczęściej wysyła się je 3-krotnie. Jeśli dłużnik pomimo otrzymania trzech wezwań nadal nie spłaca zobowiązania, mamy prawo do skierowania sprawy do sądu. Niezależnie od tego, czy został złożony wniosek do sądu, możemy dalej wysyłać wezwania, lecz skuteczność takiej windykacji po takim czasie może być znikoma.

W celach dowodowych pamiętajmy o tym, aby wysyłać wezwanie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Dodatkowo wydrukuj wezwanie dwukrotnie i zachowaj. Powyższe dokumenty będą stanowić niezaprzeczalny dowód na to, że staraliśmy się załatwić sprawę polubownie, co jest wymagane. 

Nie zapominaj także o innych możliwościach przypomnienia o zaległej płatności. W tym celu możesz skorzystać także z: 

• Wiadomości SMS
• Wiadomości e-mail
• Faks 

Nieodebranie pism przez dłużnika 

Częstą reakcją dłużników na trudności w spłacie zobowiązań jest ich unikanie, aż nie zostaną zastosowane ostateczne środki. Oczywiście nie jest to rozsądne rozwiązanie i tylko pogarsza sytuację. Warto przynajmniej skontaktować się z wierzycielem i spróbować wyjaśnić swoją pozycję lub chociażby postarać się o spłatę zobowiązania w ratach.

Zgodnie z naszą sugestią wysyłania wezwań za pomocą listów poleconych, nieodbieranie ich nie ponosi żadnych negatywnych skutków względem możliwości zgłoszenia sprawy do sądu i wyegzekwowania należności. Nieodebrane pismo po dwukrotnej awizacji uważane jest za skutecznie doręczone. Sąd taki stan uzna za próbę polubownego rozwiązania sprawy ze strony wierzyciela, a więc zostaną spełnione przesłanki do procedowania sprawy sądowej.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty – pobierz wzór

Specjalnie dla naszych czytelników przygotowaliśmy edytowalne wzory omawianych pism. Wystarczy, że klikniesz na jeden z poniżej wyświetlonych wzorów, a zostaniesz przeniesiony do strony pobierania.

W tym przypadku znajdziesz:

• Wezwanie do zapłaty – wzór ogólny.

Uwaga! Wzory w plikach .PDF możesz edytować nawet w przeglądarce, co znacznie przyśpieszy cały proces i nie wymaga używania dedykowanego oprogramowania. Jeśli po wydrukowaniu widoczne są suwaki wyboru, skorzystaj z programu Adobe Reader.

Jeśli pomimo wskazówek dalej nie wiesz jak wysłać wezwanie do zapłaty, Twoja sprawa jest bardziej skomplikowana, chcesz zwiększyć skuteczność windykacji lub po prostu chcesz zlecić to prawnikowi – możemy to zrobić za Ciebie dzięki współpracy z profesjonalną kancelarią prawną.