Prowadzenie działalności może wiązać się z korzystaniem z usług innych firm specjalizujących się w danym zagadnieniu, czyli korzystać z tzw. “outsourcingu usług”. Tak samo księgowość oraz kadry mogą zostać oddelegowane do prowadzenia przez zewnętrzne biuro rachunkowe. Takie rozwiązanie charakteryzuje się wieloma zaletami jak i wadami. Jedną z nich jest ryzyko niezadowolenia ze świadczonych usług, a za czym idzie konieczność wypowiedzenia umowy. Przeczytaj nasz artykuł: Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym i pobierz darmowy wzór!
Przejdź na skróty:
Umowa o świadczenie usług z biurem rachunkowym
Biuro rachunkowe nawiązując współpracę z klientem jest zobowiązane do podpisania umowy o świadczenie usług księgowych wraz z umową o powierzanie danych osobowych, aby spełnić warunki stawiane przez GIODO. Ponadto powinne zostać udzielone pełnomonictwa do składania zeznań podatkowych.
Umowa, oprócz samego określenia podmiotów podejmujących współpracę, jest to także zbiór praw i obowiązków obydwóch stron, ale nie tylko. Wspomniana umowa zawiera bowiem niezmiernie ważne informacje dotyczące czasu trwania umowy, okresu, możliwości i konsekwencji wypowiedzenia oraz wysokości wynagrodzenia. Co ważne umowa ta jako dokument nie posiada mocy prawnej w przypadku braku własnoręcznych podpisów osób uprawnionych do reprezentowania firm i podpisywania umów.
Warto nadmienić, iż dobra umowa o świadczenie usług księgowych powinna się charakteryzować nie tylko ochroną interesów biura księgowego, ale także, o ile nie przede wszystkim, interesów Klienta.
Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym
Decydując się na złożenie wypowiedzenia umowy z biurem księgowym, przedsiębiorca musi zastosować się do ustaleń podpisanej umowy, a jak doskonale wiemy, w przypadku podmiotów business to business, treść umowy może być dowolnie ustalona między stronami.
Pierwszym wykonanym krokiem powinno być sprawdzenie umowy pod kątem istnienia indywidualnego paragrafu, bądź punktu dotyczącego możliwości wypowiedzenia umowy z biurem rachunkowym wraz z terminami wypowiedzenia. Otóż, niektóre umowy mogą zawierać dodatkowe zapisy, iż w przypadku podjęcia decyzji o zakończeniu współpracy w określonym okresie, to Klient nie poniesie żadnych kosztów, a rozwiązanie umowy będzie miało skutek natychmiastowy. Częściej jednak stosowane są zapisy o możliwości natychmiastowego rozwiązania umowy w przypadku niewykonania swoich obowiązków przez którąś ze stron.
W przypadku braku zapisu dotyczącego natychmiastowego wypowiedzenia umowy, istnieje możliwość wypowiedzenia jej na zasadach ogólnych. W przypadku umowy zawartej na czas określony, powinien być określony termin jej wypowiedzenia. Z reguły są to 3 miesiące, ze skutkiem na koniec miesiąca. Oznacza to, iż traktujemy rzeczywistą datę złożenia wypowiedzenia jakby zostało złożone na koniec miesiąca.
Umowy zawarte na czas nieokreślony lub umowy zawarte na czas nieokreślony, które przeszły na czas nieokreślony w wyniku upłynięcia określonego w umowie czasu, mogą nie posiadać wyznaczonego terminu wypowiedzenia umowy. Pomoc możemy znaleźć w art. 764[1] Kodeksu cywilnego:
“Umowa zawarta na czas nieoznaczony może być wypowiedziana na miesiąc naprzód w pierwszym roku, na dwa miesiące naprzód w drugim roku oraz na trzy miesiące naprzód w trzecim i następnych latach trwania umowy. Ustawowe terminy wypowiedzenia nie mogą być skracane.”
O ile nie jest to określone w umowie, w pierwszym roku trwania współpracy obowiązuje miesięczny okres wypowiedzenia, w drugim roku dwumiesięczny okres wypowiedzenia, a w trzecim i następnych latach trzymiesięczny.
Zanim złożysz wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym koniecznie sprawdź zapisy o przekazaniu dokumentacji księgowej oraz ewentualnych zapisach o karze umownej. W przypadku prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej, należy przechowywać je zarówno w formie pisemnej jak i elektronicznej. Mogą wystąpić także kary lub dodatkowe opłaty związane z wypowiedzeniem umowy i przekazaniem dokumentacji.
Na sam koniec sprawdź, czy w umowie zawarto zapis dotyczący zachowania poufności danych oraz przechowywania informacji w sposób zgodny z RODO. Decydując się na zakończenie współpracy, biuro rachunkowe powinno być zobowiązane do zachowania tajemnicy i nieudostępnianiu informacji na temat Klienta osobom trzecim. Jeśli takie zapisy nie widnieją na umowie, jest wskazane by wypowiadając umowę podpisać aneks wprowadzający taki zapis.
Jak napisać wypowiedzenie umowy dla biura rachunkowego?
Klient chcąc zakończyć współpracę z dotychczasowym biurem rachunkowym, zgodnie z obowiązującą umową, zobowiązany jest do złożenia pisemnego wypowiedzenia. Należy przy tym wziąć pod uwagę fakt, iż umowa w większości przypadków zostanie rozwiązana z opóźnieniem nawet kilku miesięcy od momentu samego złożenia wypowiedzenia.
Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym dla swojej ważności powinno zawierać takie informacje jak:
- miejscowość i data sporządzenia pisma,
- dane Klienta,
- dane biura księgowego,
- żądanie rozwiązania współpracy,
- numer wypowiadanej umowy – jeśli został podany w obowiązującej umowie,
- okres wypowiedzenia / data przewidywanego zakończenia współpracy,
- żądanie zwrotu dokumentów firmy,
- własnoręczny podpis osoby uprawnionej.
Zwrot dokumentów firmy
Po zakończeniu współpracy, Klient musi odzyskać swoje dokumenty księgowe. Nie trzeba stawiać się w tym celu osobiście, można zamówić kuriera lub poprosić biuro o zwrot dokumentów pocztą. Ważne, by został sporządzony protokół zawierający listę wydanych dokumentów. W przypadku stwierdzenia braków, można złożyć wezwanie do uzupełnienia braków. W całym zestawieniu powinny się znaleźć:
- deklaracje ZUS,
- deklaracje podatkowe,
- ewidencja faktur,
- ewidencja środków trwałych
- ewidencja wartości niematerialnych i prawnych,
- ewidencja wyposażenia,
- ewidencja przebiegu pojazdów,
- rejestr VAT,
- księgi podatkowe,
- dokumenty kadrowo-płacowe,
- wyciągi bankowe,
- potwierdzenia zapłaty należności,
- zebrane umowy.
Przedsiębiorca po odebraniu dokumentów zobowiązany jest przechowywać je przez okres co najmniej 5 lat w aktualnie uznawanej formie – czyli papierowej. Jest to czas, w którym takie urzędy jak Urząd Skarbowy, Inspekcja Pracy, czy ZUS mogą zażądać do nich wglądu podczas odbywającej się kontroli.
Inne obowiązki przedsiębiorcy po wypowiedzeniu umowy księgowej
Wypowiedzenie umowy i zachowanie obowiązującego terminu oraz późniejsze magazynowanie dokumentów to nie wszystkie obowiązki, które należy wykonać po rozwiązaniu umowy. Należy także odwołać udzielone pełnomocnictwo na początku współpracy formularzem UPL-1. Odwołanie dokonuje się na formularzu OPL-1 w Urzędzie Skarbowym, a także on-line.
Oprócz tego należy zaktualizować zmiany w CEIDG. Aktualizacji dokonuje się na formularzu CEIDG-1 w terminie 7 dni od daty zaprzestania współpracy z biurem rachunkowym.
Ostatnim obowiązkiem, ale jakże ważnym, jest znalezienie nowego biura księgowego. Poniżej znajdziesz drobne wskazówki.
Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?
Należy przede wszystkim wyciągnąć wnioski z uprzednio rozwiązanej umowy i dotychczasowej współpracy. Dzięki temu kolejny wybór będzie już dużo bardzo ostrożny i bardzo możliwe, że poniższe wskazówki zagwarantują Ci udaną współpracę.
Upewnij się, że nowe biuro księgowe posiada certyfikat księgowy C.I.K (Centrum Informacji Księgowej) lub MF (Ministra Finansów). Certyfikaty te potwierdzają przejście weryfikacji i spełnienie określonych kryteriów.
Posiadanie wymienionych certyfikatów jest także ściśle związane z posiadaniem ubezpieczenia OC na prowadzenie biura księgowego. Jest to niezmiernie ważne, gdyż gdyby doszło do pewnych uchybień przysługuje Ci regres zwrotny względem biura rachunkowego.
Kolejnym kryterium weryfikacji jest praca na licencjonowanych programach księgowych, które są gwarancją aktualności i prawidłowości przeprowadzanych działań księgowych oraz spełnianiu nowych norm.
W przypadku certyfikatu C.I.K wymagane jest minimum 2-letnie doświadczenie w prowadzeniu usług księgowych, natomiast certyfikat MF gwarantuje minimum 3-letnie doświadczenie. Oprócz tego biura nie mogą mieć żadnych zaległości finansowych na podstawie BIG i posiadać nienaganną opinię wśród klientów.
Z własnego doświadczenia wiem, że największe zadowolenie można uzyskać dzięki wcześniejszym spotkaniom w celu omówienia szczegółów i możliwości współpracy. Głównym aspektem, który może wykluczyć dane biuro rachunkowe, to brak możliwości integracji z systemem sprzedaży lub wewnętrznym systemem księgowym. Niektórzy księgowi potrafią nawet zatrudniać programistów, aby dbali o możliwość pobierania raportów i wsadzania tych informacji do programu księgowego.
Kolejnym, ważnym aspektem jest termin dostarczania dokumentów i terminowość dokonywania obliczeń na zaliczki na podatki pod rygorem kary. Często zdarzało mi się w praktyce płacić po terminie lub składać z tego powodu poprawki.
Ostatnim elementem, na który polecam zwrócić uwagę, to pozyskanie informacji przed rozpoczęciem współpracy, czy do prowadzenia ksiąg będzie oddelegowana jakaś inna osoba i czy posiada odpowiednie kompetencje. Należy przeprowadzić rozmowę o planowanych działaniach w przyszłości (np. rozpoczęcie sprzedaży za granicę lub import towarów z chin), żeby stwierdzić, czy biuro będzie w stanie udzielić nam cennych wskazówek i stanowić dla nas podporę w rozwijaniu biznesu, czy też będzie nas ograniczać.
Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym – pobierz wzór
Specjalnie dla naszych czytelników przygotowaliśmy edytowalne wzory omawianych pism. Wystarczy, że klikniesz na jeden z poniżej wyświetlonych wzorów, a zostaniesz przeniesiony do strony pobierania.
W tym przypadku znajdziesz:
- Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym – z zachowaniem okresu wypowiedzenia – wzór darmowy
- Wypowiedzenie umowy z biurem rachunkowym – bez zachowania okresu wypowiedzenia – wzór darmowy
Uwaga! Wzory w plikach .PDF możesz edytować nawet w przeglądarce, co znacznie przyśpieszy cały proces i nie wymaga używania dedykowanego oprogramowania. Jeśli po wydrukowaniu widoczne są suwaki wyboru lub doświadczasz problemu z czcionką, skorzystaj z programu Adobe Reader.
