W każdej firmie przetwarzanych jest mnóstwo dokumentów. Część z nich zawiera informacje jawne, do których może mieć dostęp każda osoba, także ta z zewnątrz, i nie trzeba ich szczególnie chronić. Jednak wiele z nich zawierać może dane poufne. W jaki sposób je przechowywać, by były bezpieczne?
Informacje są bardzo cenne. Dostarczają wiedzy, którą ktoś może wykorzystać na niekorzyść firmy bądź osób fizycznych. W dokumentach firmowych danych jest bardzo dużo, a bywa, że ich waga nie jest nawet dostrzegana. Obecnie coraz większa liczba przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, elektroniczne teczki pracowników i ogólnie rezygnację z dokumentacji w formie papierowej. To bardzo wygodne rozwiązanie, bo nie trzeba kupować papieru, tuszu, segregatorów ani organizować miejsca na kolejne teczki. Jednocześnie rodzi się pytanie, czy komputer jest odpowiednim miejscem do przechowywania najważniejszych plików, a jak nie komputer, to co?
Dane poufne niekoniecznie w komputerze
Jeśli rezygnujemy z dokumentacji papierowej, to pierwszym miejscem, jakie przychodzi na myśl pod kątem ich przechowywania, jest komputer, laptop, być może dysk zewnętrzny lub pendrive. Zaletą niewątpliwie jest to, że pliki zajmują mniej miejsca niż ich papierowe odpowiedniki. Jednak taki sprzęt może zostać uszkodzony, a przez to dokumenty przepadną. Nośnik danych może zostać skradziony albo ktoś niepowołany siądzie przed ekranem i skopiuje zawartość nośników. Czy istnieje wobec tego bezpieczniejsze rozwiązanie? Z pomocą przychodzi chmura danych. Prywatni użytkownicy mogą korzystać z dysku Google bądź Dropboxa. Ich możliwości będą wystarczające do codziennego użytku, a dokumenty, przy odpowiednich hasłach, wystarczająco zabezpieczone. Jednak firmom zaleca się coś jeszcze bardziej zaawansowanego – Virtual Data Room – https://fordata.pl/ .
Czym jest Virtual Data Room?
Firmy muszą zadbać o najwyższy stopień zabezpieczeń danych, a to zagwarantuje Virtual Data Room, w skrócie VDR. Pod tym pojęciem kryje się elektroniczne repozytorium danych. Gwarantuje ono najwyższy stopień ochrony dokumentów, a bezpieczeństwo takiej platformy stoi na takim samym poziomie, jakw przypadku usług bankowości elektronicznej. Chociaż jest to jedna z największych zalet skłaniających przedsiębiorców do rozważenia tego rozwiązania, to korzyści jest więcej. Pliki umieszcza się w chmurze, więc będziemy mieli do nich dostęp z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. To my decydujemy, do których dokumentów znajdujących się VDR będą miały dostęp poszczególne osoby i jakie będą miały uprawnienia. Część być może będzie mogła jedynie je wyświetlić, inni edytować lub drukować dokumenty zgromadzone w VDR. Administrator w dowolnej chwili ma możliwość pobrania raportu, w którym będzie zawarta cała historia otwierania poszczególnych plików.
W Virtual Data Room możemy umieszczać dowolne dokumenty związane z działalnością firmy. Mogą to być patenty, certyfikaty, umowy, dokumenty prawne, akty własności, teczki pracowników, projekty i wiele innych. Ponieważ będzie ich sporo, istotną opcją jest to, że możemy je łatwo segregować i katalogować, dzięki czemu zachowamy porządek i szybko znajdziemy to, co w danej chwili będzie nam potrzebne.
