Czy biuro może być wirtualne? Okazuje się, że tak. Takie biura cieszą się coraz większą popularnością wśród przedsiębiorców, którym zależy na prestiżowym adresie i profesjonalnej obsłudze biurowej. Sprawdź, czym są wirtualne biura i do kogo adresowane jest to nowoczesne rozwiązanie.
Przejdź na skróty:
Czym jest wirtualne biuro?
Wirtualne biuro to outsourcing obsługi biurowej z możliwością rejestracji firmy pod atrakcyjnym adresem. Przedsiębiorca wykupuje więc wirtualny adres pod rejestrację firmy, a usługi może świadczyć z dowolnego miejsca na świecie. Wirtualne biura są często oferowane przez biura rachunkowe, które oprócz adresu zapewniają również obsługę korespondencji i dokumentów. W ramach usługi możliwe jest niekiedy korzystanie z sali konferencyjnej oraz możliwość spotykania się z klientami pod wirtualnym adresem firmy.
Dla kogo są przeznaczone wirtualne biura?
Wirtualne biura to dobra opcja dla:
- osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą,
- copywriterów,
- freelancerów,
- cyfrowych nomadów,
- startupów,
- firm z rozproszonymi zespołami,
- osób pracujących zdalnie,
- headhunterów,
- osób, które chcą pozyskać klientów z innych miast i otworzyć oddział w innym rejonie Polski,
- osób mieszkających za granicą, które chcą zarejestrować firmę pod polskim adresem.
Przedsiębiorcy pracujący zdalnie bardzo często rejestrują firmę pod adresem domowym. Nie każdy jednak chce, aby klienci mieli dostęp do jego prywatnego adresu, dlatego wirtualny adres jest atrakcyjną usługą. Wirtualne biura rozwiązują też problem osób mieszkających w wynajmowanych mieszkaniach – aby zarejestrować w nich działalność, trzeba bowiem uzyskać zgodę właściciela.
Czy wirtualne biuro jest legalne?
Choć jest to rozwiązanie atrakcyjne dla przedsiębiorców, wiele osób zastanawia się nad tym, czy wirtualny adres jest zgodny z prawem. Uspokajamy: jest to rozwiązanie całkowicie legalne, o czym przekonuje orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2014 roku (II FSK 3549/13):
[…] w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych).
Wirtualne biuro a urząd skarbowy
Decydując się na wirtualny adres dla jednoosobowej działalności gospodarczej, należy pamiętać, że podatek dochodowy i podatek VAT należy odprowadzać do urzędu skarbowego zgodnego z naszym miejscem zamieszkania, a nie z adresem firmy. Tylko w przypadku spółki bierzemy pod uwagę adres firmowy. Niestety urzędy skarbowe nadal sceptycznie podchodzą do firm, które działają pod wirtualnym adresem, co może skutkować zwiększoną kontrolą skarbową – dotyczy to szczególnie branży finansowej, paliwowej i złomowej.
Zalety i wady wirtualnego biura
Wirtualne biuro to nowoczesne rozwiązanie adresowane przede wszystkim do osób pracujących zdalnie lub często zmieniających miejsce zamieszkania. Decydując się na wirtualny adres, możesz pracować z dowolnego miejsca na świecie i mieć pewność, że Twoja firmowa korespondencja zawsze do Ciebie trafi. Wirtualne biuro to także oszczędności – nie musisz wynajmować dodatkowej przestrzeni, by spotykać się z klientami, gdyż wiele tego typu biur umożliwia organizowanie spotkań pod wirtualnym adresem. Sprawdź najważniejsze zalety i wady tego rozwiązania.
Zalety wirtualnego adresu:
- oszczędność dla firmy związana z brakiem konieczności wynajmu lokalu,
- możliwość rejestracji firmy pod atrakcyjnym adresem,
- możliwość rezygnacji z rejestracji firmy pod adresem domowym,
- brak konieczności fizycznej obecności w wirtualnym biurze,
- korzyści dla wizerunku firmy (prestiżowy adres),
- możliwość założenia jednoosobowej działalności dla osób, które nie mają własnego mieszkania lub cyfrowych nomadów,
- możliwość korzystania z udogodnień oferowanych przez wirtualne biura, np. dostęp do sali konferencyjnej, obsługa recepcyjna, odbiór korespondencji, skanowanie dokumentów, obsługa księgowa itp.
Wady wirtualnego adresu:
- możliwość zwiększenia kontroli skarbowych,
- ryzyko natrafienia na wirtualne biuro, którego działalność jest nie do końca zgodna z prawem,
- ograniczone godziny pracy biura.
Jak wybrać wirtualny adres?
Wybór wirtualnego biura powinien być bardzo dobrze przemyślany. Nie sugeruj się jedynie prestiżowym adresem, lecz dokładnie sprawdź firmę, która go oferuje. Rozważ również usługi dodatkowe, z których będziesz mógł korzystać, takie jak obsługa korespondencji, skanowanie i wysyłanie dokumentów, dostęp do sali konferencyjnej, możliwość spotkań z klientami pod adresem firmy czy obsługa księgowa. Przed podjęciem decyzji koniecznie sprawdź opinie na temat firmy – jeśli nie możesz ich znaleźć, wybierz inny wirtualny adres.
Najbardziej wiarygodne są biura rachunkowe, które oprócz usług księgowych oferują również wirtualne biura. Jednym z nich jest TaxCoach, który oferuje wirtualne biuro w Poznaniu. Oprócz prestiżowego adresu możesz też korzystać z sali konferencyjnej, pomieszczeń do spotkań z klientami oraz szyfrowanego panelu klienta, gdzie zamieszczane są skanowane dokumenty. Dodatkowo to samo biuro rachunkowe może zajmować się obsługą księgową Twojej firmy.
