Jak napisać służbowy e-mail po angielsku?

Pisanie maili, to dzisiaj zwyczajna sprawa. Jednakże problemem może się okazać obcy język, czy też forma maila. Służbowy e-mail jest postrzegany jako mniej oficjalny od listu w tej samej sprawie. Nie oznacza to jednak, że możemy zrezygnować z języka formalnego i nie stosować się do wszelkich zasad – wręcz przeciwnie. Jeśli chcesz dobrze wypaść podczas pierwszego kontaktu, koniecznie przeczytaj nasz poradnik “jak napisać służbowy e-mail po angielsku”.

Jak dobrze napisać służbowy e-mail po angielsku?

Wybór adresu e-mail

Jeśli chcesz, aby odbiorca traktował Cię poważnie, koniecznie użyj adresu neutralnego – bez pseudonimu, ani wymyślnego aliasu domeny.

Najlepiej pożądany jest e-mail składający się z imienia i nazwiska oraz neutralnego operatora skrzynki pocztowej (gmail, yahoo, o2 lub wp). Jeśli dana kombinacja jest zajęta, możesz użyć kropki pomiędzy lub skorzystać np. z inicjałów imienia.

Temat e-maila

Pisanie e-maili bez tematu jest niestosowne, a dodatkowo naraża na możliwość braku odczytania przez drugą stronę. Często także takie e-maile są wychwytywane przez filtry spamowe i umieszczane w odpowiedniej zakładce.

Temat powinien być krótki i streszczać intencje piszącego, np.:

• Meeting on 3/12
• Reimbursement for the damages
• Meeting overview

Format listu

Unikaj formatowania HTML, jeśli to możliwe. Najlepiej wybrać format tekstowy – jest rozpoznawalny przez wszystkich klientów poczty. Unikaj także grafik – wszystko poza logo Twojej firmy jest zbędne.

Dodatkowe szkice, czy też grafiki lepiej dodać w formie załączników lub umożliwić ich pobranie z chmury. Może się bowiem okazać, że w ogóle nie są potrzebne albo zaciemnią obraz maila.

Powitanie

Nie powinno być zbyt luźne, zwłaszcza do osób, których nie znamy.

• Dear Mr. Smith – ta formuła sprawdza się zawsze i wszędzie.
• Jeśli odbiorca jest nam znany i jesteśmy z nim w zażyłości, można rozpocząć: Hi, Sheila.
• Jeśli nie znamy odbiorcy, piszemy albo Dear Sir/Madam albo To whom it may concern.

Przedstawienie się

Jeśli nie wynika to z kontekstu albo nasz list nie jest odpowiedzią, należy się przedstawić. Uczynimy to za pomocą zwrotu:

• My name is Robert Hansen and I am the sales representative for…

Podziękowanie

E-mail po angielsku, będący odpowiedzią powinien zawsze zacząć się od podziękowania – tak wymaga nie tylko etykieta, ale oszczędzimy odbiorcy trudu wstępnego wnikania o co chodzi.

• Thank you for contacting our company
• Thank you for your request…
• Thank you for having applied…

Jeśli jest to odpowiedź na odpowiedź (bywa i tak), piszemy wtedy:

• Thank you for your prompt reply…
• Thank you for getting back to me…
• Thank you for the explanations concerning…

Wyłuszczenie sprawy

E-mail, jak już wspomnieliśmy, jest nieco bardziej bezpośredni od listu służbowego, toteż dość szybko przystępujemy do istoty sprawy. Jak zacząć?

• I am writing to enquire about…
• I am writing in reference to…
• I would like to be informed on…
• We regret to inform you that…
• Please, be informed that…
• Please find the attached file.
• According to the question… 
• We are able to confirm that…
• I would really appreciate if you could… 
• Can you tell me more about…?
• Do you know if… 
• I wanted to ask you for a favor.

Zakończenie

Dobrze jest zakończyć e-mail podziękowaniem za uwagę i rozpatrzenie sprawy (nawet jeśli okaże się negatywne, zawsze lepiej zostawić po sobie dobre wrażenie). Tu możemy skorzystać z następujących formuł:

• Thank you for your patience and cooperation
• Thank you for your consideration
• Thanks in advance.
• Thank you for your help.

Oraz koniecznie nie zamykać za sobą drzwi! Służą do tego takie zwroty jak:

• Should any doubts/problems arise, do not hesitate to contact me…
• If you have any questions or concern, feel free to e-mail/text me…
• If you have any questions, do not hesitate to contact me. 
• Should you have any further questions/In case of any questions, do not hesitate to contact me.
• Please, feel free to contact me if you have any questions.
• Let me know if you need anything else. 

Jeśli czekamy na odpowiedź, piszemy znany wytrych:

• I am looking forward to hearing from you.
• I look forward to hearing from you.
• Write back as quickly as you can. 
• Hope to hear from you soon. 

Pożegnanie i podpis

Ostatnią rzeczą jest użycie zwrotu grzecznościowego i podpisać się pełnym imieniem i nazwiskiem w linijce poniżej. W tym celu możesz skorzystać z poniższych zwrotów:

• Regards
• Best regards
• Sincerely
• Thank you
• a może nawet: Best wishes.

Najbardziej formalne zwroty, to:

• Yours sincerely,
• Yours cordially,
• Yours faithfully,
• Respectfully,

Jeśli e-mail po angielsku sprawia Ci problem, napisz do nas – chętnie pomożemy! Natomiast, jeśli spodobał Ci się artykuł, zobacz także: jak zaadresować list do Anglii.