Jak napisać pismo urzędowe? Darmowy wzór

Jak napisać prośbę, podanie lub wniosek jako pismo urzędowe? Nasza strona stara się dostarczyć jak największej ilości wzorów, lecz pismo urzędowe może być tak indywidualne, że gotowy wzór nie będzie nigdzie dostępny w Internecie. Przynajmniej kilka razy w życiu czeka Was taka sytuacja i poniższe wzory oraz informacje będą niezbędne do poradzenia sobie z nią. Przeczytaj poniższy poradnik i dowiedz się jakich zwrotów używać, aby zachować charakter pisma urzędowego oraz jakie elementy są niezbędne.

Czym jest prośba, podanie, wniosek?

Wszystkie trzy wyżej wymienione formy, to nic innego jak pisma urzędowe. Idąc dalej, takie pismo możemy określić jako oficjalną formę wypowiedzi, która zawierać będzie naszą prośbę skierowaną do konkretnej osoby, instytucji, urzędu, placówki oświatowej, czy też firmy. Pismo urzędowe ma na celu przekazywanie wiedzy, informacji lub stanu rzeczy. Przykładem pisma urzędowego jest np.: podanie o zapomogę, czy wniosek o ogłoszenie upadłości.

Jak napisać dobre pismo urzędowe?

Każde pismo charakteryzuje się innymi informacjami do przekazania, a w związku z tym każde będzie wyglądać inaczej. Istnieje jednak kilka uniwersalnych wskazówek, do których należy się zastosować podczas pisania.

Przede wszystkim prośba, podanie i wniosek powinny mieć stały układ elementów składających się na cały dokument. Ponadto powinny być napisane prostym i zrozumiałym językiem. Należy podkreślić, iż nie ma tutaj miejsca na żadne kolokwializmy i zawieranie wypowiedzi emocjonalnych.

Konieczne jest zachowanie przejrzystości konstrukcji oraz bardzo rzeczowy i zwięzły sposób wypowiedzi. Nieprzemyślane, a zarazem źle przygotowane pismo może być nieefektywnym dokumentem. Pismo urzędowe zgodnie ze swoją funkcją powinno coś przekazać, poinformować, a także zaznajomić adresata z danym tematem. Jeśli pismo nie zawiera wszystkich wystarczających informacji, to załatwienie danej sprawy może okazać się niemożliwe.

Im bardziej sprecyzowany i jasny przekaz zawrzesz, tym łatwiej załatwisz daną sprawę. Unikniesz tym samym dodatkowych pytań i oszczędzisz czas na pisanie kolejnych wyjaśnień.

Jeśli konieczne będzie przygotowanie indywidualnego pisma, pamiętaj przede wszystkim i poniższych wskazówkach:

• Ustal cel pisma (Jakie zadanie ma spełnić pismo?),
• Sprawdź informacji prawne (Czy możesz powołać się na dany artykuł kodeksu cywilnego itp.?),
• Sprawdź informacji formalne (Czy na pewno mam prawo? Czy spełniam wszystkie wymagania?),
• Przygotuj listę niezbędnych załączników,
• Rozplanuj strukturę i format dokumentu,
• Sprawdź przygotowane pismo i popraw błędy,
• Podpisz pismo własnoręcznie lub daj do podpisania właściwej osobie.

Pismo urzędowe – elementy niezbędne

1. Format

Na początku należy zadbać o materiał i jego wielkość. Koniecznie jest użycie czystego arkusza w formacie A4. Absolutnie wykluczone jest korzystanie z kartek z zeszytu z obszarpanymi brzegami.

2. Rozmieszczenie treści

Równie ważne jak format jest odpowiednie rozmieszczenie treści. Przystępując do napisania pisma należy zastosować się do poniższych wskazówek:

• Dane wnioskodawcy (imię, nazwisko, adres, numer kontaktowy lub adres e-mail) powinny znaleźć się w lewym, górnym rogu. Możliwe jest także określenie roli względem adresata np. dłużnik.
• Miejscowość i data pisma powinny znaleźć się w prawym, górnym rogu.
• Dane adresata (może to być konkretna osoba lub ogólne określenie „Dyrektor Szkoły …”, „Zarząd firmy …” itp.) powinny być umieszczone po prawej stronie, na wysokości poniżej danych wnioskodawcy.
• Znaki powoławcze, czyli symbole przyporządkowujące pismo do konkretnej sprawy np. numer sprawy, akt, umowy, powinny znaleźć się po lewej stronie, 2-3 wiersze poniżej adresata. Można użyć wyrazu „DOTYCZY: …”
• Poniżej, na samym środku znajduje się miejsce przeznaczone na tytuł pisma (np. “Prośba”, “Wniosek”, “Podanie”). Należy napisać tytuł wytłuszczonymi lub drukowanymi literami.

3. Wstęp, Rozwinięcie, Uzasadnienie, Zakończenie.

Wstęp, to krótkie scharakteryzowanie czego pismo będzie dotyczyć. Jeśli piszemy w nawiązaniu do poprzedniej korespondencji, należy tutaj to wskazać.

Rozwinięcie powinno zawierać wszystkie merytorycznie spisane informacje. Staraj się nadać przejrzysty i zwięzły ton wypowiedzi, przy czym zawrzyj wszystko, co udało Ci się zebrać w danej sprawie.

Uzasadnienie w piśmie pojawi się tylko i wyłącznie w przypadku kiedy zachodzi taka potrzeba.Wtedy należy użyć sformułowania typu „Swoją prośbę uzasadniam tym, że …”.

Zakończenie powinno zawierać podsumowanie rozwinięcia, a w szczególności wyciągniętych wniosków. W tym miejscu możemy użyć zwrotu o pozytywne rozpatrzenie prośby, podania, a także zawrzeć zwrot o oczekiwaniu na odpowiedź zwrotną.

4. Zwrot grzecznościowy

Pod treścią, w prawym dolnym rogu należy zawrzeć zwrot grzecznościowy „Z poważaniem,”, czy też „Z wyrazami szacunku,”. 

5. Podpis

Pod zwrotem grzecznościowym pamiętaj o odręcznym podpisie, a w szczególności kiedy całe podanie jest napisane na komputerze.

6. Załączniki

Jeśli do pisma dołączyć chcemy jakieś załączniki, należy stworzyć ich listę pod podpisem, z lewej strony.

Pismo urzędowe – o czym jeszcze należy pamiętać?

• W korespondencji z sądem lub inną instytucją administracji publicznej będziemy mieli styczność z konkretnymi terminami. Najczęściej wskazywany jest termin 7 i 14 dniowy na realizację konkretnej czynności np. stawiennictwa się w sądzie lub wysłane informacji zwrotnej. Termin liczymy od dnia następnego po odebraniu pisma. Pamiętaj o tym, że terminy te charakteryzują się rygorem prawnym, czyli jeśli nie wypełnimy żądania w określonym terminie, pociągnięci będziemy do odpowiedzialności prawnej (np. nałożenie kary finansowej, czy też doprowadzenie do sądu siłą).

• Korzystaj tylko i wyłącznie z aktualnych i rzetelnych źródeł informacji. Dzięki temu unikniesz problemów związanych z przytaczaniem już nieaktualnych przepisów prawa – a te, dość często są zmieniane.

• Unikaj korzystania z gotowych dokumentów z niewiadomego pochodzenia. Takie dokumenty mogą być przygotowywane przez osoby niemające nic wspólnego z dziedziną prawa. W takim przypadku może dojść nieprzyjemnych konsekwencji. Warto przynajmniej przeczytać całość pisma i sprawdzić wszelkie zapisy samemu. W przypadku spraw bardziej skomplikowanych zalecane jest skonsultowanie sprawy z bezpłatną poradnią lub prawnikiem.

Pismo urzędowe – pobierz wzór

Specjalnie dla naszych czytelników przygotowaliśmy edytowalne wzory omawianych pism. Wystarczy, że klikniesz na jeden z poniżej wyświetlonych wzorów, a zostaniesz przeniesiony do strony pobierania.

W tym przypadku znajdziesz:

• Pismo urzędowe (Podanie, Wniosek, Prośba) – wzór.

Uwaga! Wzory w plikach .PDF możesz edytować nawet w przeglądarce, co znacznie przyśpieszy cały proces i nie wymaga używania dedykowanego oprogramowania. Jeśli po wydrukowaniu widoczne są suwaki wyboru, skorzystaj z programu Adobe Reader.