Jak napisać podanie o zapomogę z ZFŚS? + WZÓR + UZASADNIENIE

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest tworzony i gromadzony przez pracodawcę na osobnym rachunku bankowym celem wsparcia socjalnego uprawnionych do tego pracowników. Dowiedz się jakie są formy wsparcia, kto jest uprawniony do ich otrzymania, jak napisać podanie o zapomogę z ZFŚS oraz jak uzasadnić podanie o zapomogę. Udostępniamy także za darmo wzór pisma o zapomogę finansową! 

Czy pracodawca ma obowiązek utworzenia ZFŚS?

Ustawodawca w art. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych narzuca obowiązek utworzenia funduszu socjalnego dla pracodawców, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz dla jednostek budżetowych i samorządowych niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Natomiast, w przypadku wystąpienia z wnioskiem o utworzenie funduszu przez zakładową organizację związkową limit ten wynosi od 20 do 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. 

Pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą podjąć decyzję o utworzeniu ZFŚS lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe.  

Gdzie znajdę informację o warunkach korzystania z funduszu?

Na podstawie art. 8 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz art. 27 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych pracodawca tworzy tzw. regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnym. Stanowi on źródło informacji dotyczących warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu socjalnego. 

W zależności od pracodawcy i wspomnianego regulaminu, środki pochodzące z funduszu mogą być przeznaczone na różne cele. Mowa  tutaj nie tylko o wsparciu pracowników w trudnych sytuacjach materialnych, ale także życiowych, czy wspierających ich zdrowie i rozwój. Środki te jednak muszą być przyznane zgodnie z ich przeznaczeniem. 

Kto jest uprawniony do otrzymania środków z ZFŚS?

Pierwsza grupa uprawnionych osób do otrzymania zapomogi z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są pracownicy, czyli wszyscy zatrudnieni na podstawie:

• umowy o pracę, a w tym na czas nieokreślony, określony,
• umowy o zastępstwo, 
• mianowania,
• powołania,
• wyboru,
• spółdzielczej umowy o pracę,

Korzystanie ze świadczeń nie może być wyłączone dla osób:

• w zależności od stażu pracy, 
• korzystających ze zwolnień lekarskich, 
• przebywających na urlopie wychowawczym, rodzicielskim, macierzyńskim,
• ukaranych za nieprawidłowe wykonywanie swoich obowiązków,
• znajdujących się w okresie wypowiedzenia,

Wyjątkiem są osoby przebywające na urlopie bezpłatnym.

Drugą grupą osób uprawnionych jest członkowie rodzin pracowników i emerytowanych pracowników i rencistów, a w tym:

• współmałżonek / współmałżonka,
• osoby pozostające na utrzymaniu i wychowaniu,
• dzieci własne, współmałżonka lub przysposobione, a także wychowywane w ramach rodziny zastępczej,

Przy czym granica wieku dzieci wynosi ukończonych 18 lat lub do momentu ukończenia nauki, lecz nie dłużej niż 25 rok życia. Natomiast niezależnie od wieku w przypadku osób, wobec których orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. 

Oczywiście lista osób uprawnionych do korzystania z funduszu socjalnego może zostać rozszerzona przy tworzeniu zakładowego regulaminu. Warto zatem przeczytać ten dokument. 

Kolejność przyznawania zapomogi socjalnej 

Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz sporządzonych na jej podstawie regulaminach zakładowych, w pierwszej kolejności świadczenia socjalne przysługują osobom: 

• z przypadającym niskim średnim dochodem na osobę w gospodarstwie domowym,
• posiadającym rodziny wielodzietne, czyli z trojgiem lub większą ilością, z przypadającym niskim średnim dochodem na osobę w gospodarstwie domowym,
• wychowujących dzieci wymagające specjalistycznej opieki lub leczenia,
• wychowujących dzieci częściowo lub całkowicie osierocone, z przypadającym niskim średnim dochodem na osobę w gospodarstwie domowym, 

Na co mogą być przeznaczone środki z ZFŚS?

Środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przeznacza się na finansowanie lub dofinansowanie działalności socjalnej na rzecz osób uprawnionych. Do najczęstszych celów będzie należeć:

• udzielenie pomocy materialnej,
  • pożyczki mieszkaniowe,
  • pożyczki remontowe,
  • pożyczki oprocentowane / nieoprocentowane,
  • pomoc mieszkaniowa zwrotna lub bezzwrotna.
• dofinansowanie urlopów pracowniczych – “wczasy pod gruszą”,
• przekazywanie bonów i talonów na zakupy w wybranych sklepach,
• działalność kulturalno-oświatową,
  • bilety do kina, teatru
  • wyjazdy na koncerty,
  • szkolenia.
• działalność rekreacyjno-sportową,
  • organizowanie imprez okolicznościowych
  • finansowanie zajęć w klubach sportowych, basenu, masaży, wycieczek,
• finansowanie prywatnej opieki medycznej,
• dofinansowanie zakupu sprzętu medycznego i rehabilitacyjnego np. okularów,
• dofinansowanie opieki nad dziećmi pracowników
  • żłobków, przedszkoli, szkół, klubów dziecięcych
  • opieki sprawowanej przez nianię lub innego opiekuna,
• dofinansowanie leczenia z powodu przewlekłej choroby lub niepełnosprawności członka rodziny,
• inną działalność socjalną dla pracowników,
• inne świadczenia dla emerytów i rencistów.

Zapomoga może przyjmować różne formy: materialna, rzeczowa, finansowa, zwrotna, a także bezzwrotna. 

Czym jest zapomoga losowa?

Zapomoga losowa dla pracownika jest pomocą przyznawaną z funduszu socjalnego dla osób będących w trudnej sytuacji życiowej lub materialnej, którą spowodowało zdarzenie losowe. Pamiętajmy, że zdarzenia te muszą nosić miano stricte losowych, czy też nieszczęśliwego wypadku, a więc takich, których nie dało się uniknąć, zachowując przy tym należytą staranność. 

Katalog tych zdarzeń może zostać sporządzony w regulaminie zakładowym, jednakże przysługuje pracownikowi i członkowi jego rodziny prawo do złożenia wniosku w przypadku zaistnienia omawianych zdarzeń, a w szczególności: 

• kradzieży,
• włamania,
• zalania mieszkania,
• pożaru i innych zdarzeń losowych o charakterze żywiołowych (huragan, gradobicie),
• nieszczęśliwego wypadku,
• choroby,
• śmierć członka rodziny.

O wypłatę zapomogi na podstawie zdarzenia losowego można wnioskować tylko raz. W przypadku zdarzenia, które wpłynęło na trwały uszczerbek na zdrowiu lub przewlekłością choroby, podanie o zapomogę można składać nie częściej niż dwa razy w roku. 

Konieczne jest udokumentowanie zaistnienia zdarzenia losowego oraz wyrządzonej szkody. Jest to element niezbędny do załączenia we wniosku o zapomogę. W sytuacji kiedy pracownik doznał uszczerbku na zdrowiu należy załączyć dokumentację medyczną (zaświadczenie lekarskie, historia choroby, wypis ze szpitala, czy też orzeczenie o niepełnosprawności) oraz rachunki związane z zakupem lekarstw bądź sprzętu medycznego, rehabilitacji i leczenia. W przypadku śmierci członka rodziny wystarczy akt zgonu.  

Jak napisać podanie o zapomogę?

Podanie o zapomogę socjalną jak i losową powinno być zachowane w formie pisemnej. Pracodawca może mieć ustalony własny wzór wniosku, na którym znajdują się wszystkie niezbędne informacje do wypełnienia, lecz nie powinno nic stać na przeszkodzie, aby skorzystać z innego, gotowego pisma spełniającego wszelkie wymagania. 

Podanie o zapomogę powinno zawierać takie informacje jak:

1. datę i miejsce sporządzenia,
2. dane osobowe pracownika, 
3. przedstawienie sytuacji,
4. sformułowanie prośby,
5. przedstawienie dochodów pracownika i jego gospodarstwa domowego,
6. uzasadnienie,
7. załączniki,
8. własnoręczny podpis,

Uwaga! Ważne by podanie o zapomogę zostało zaopatrzone w odpowiednie załączniki na poparcie użytych przez nas argumentów w uzasadnieniu. W szczególności będzie to dowód na osiągane przez gospodarstwo domowe przychody w przeliczeniu na osobę, ale także wszelkie dokumentacje medyczne, czy raporty potwierdzające zaistnienia jakiegoś zdarzenia.

Uzasadnienie wniosku o zapomogę + przykład

Uzasadnienie wniosku o zapomogę jest najważniejszym elementem pisma. Powinno zawierać zwięzły, konkretny opis sytuacji życiowej i rodzinnej, który ma na celu wskazanie powodów przyczynienia się do ciężkiej sytuacji pracownika. W tym celu należy opisać zdarzenia losowe, czy też inne sytuacje, które wpłynęły na pogorszenie się finansów gospodarstwa domowego. Należy także określić średni dochód na osobę w gospodarstwie domowym i załączyć odpowiednie dokumenty potwierdzające.

Wniosek o zapomogę może być konsultowany przez pracodawcę z zakładową organizacją związkową lub osobą oddelegowaną do tego celu przez pracowników. Warto zatem poświęcić najwięcej uwagi właśnie na tym punkcie i napisać niepodważalne uzasadnienie wniosku. 

Uzasadnienie wniosku o zapomogę przykład:

“Moje gospodarstwo domowe składa się z czterech osób – mnie, żony oraz dwójki dzieci w wieku 10 i 12 lat. Żona w maju 2020 w wyniku zamknięcia sklepu jej pracodawcy przez wprowadzone obostrzenia związane z Covid-19, otrzymywała wynagrodzenie pomostowe. Natomiast w styczniu 2020 roku umowa została bezpowrotnie rozwiązana i od tego czasu przebywa na zasiłku dla bezrobotnych. Dwójka dzieci uczęszcza do szkoły podstawowej, a młodsze z nich wymaga stałej opieki lekarskiej i przyjmowania leków na astmę. Obecnie naszym dochodem jest: moje wynagrodzenie, zasiłek dla bezrobotnych żony oraz dodatek 500+ na dzieci.  

Nasz budynek w marcu tego roku został poddany renowacji. Prawdopodobnie w wyniku błędu jednego z pracowników, na strychu wybuchł pożar i spłonęło całe poszycie dachowe, a w wyniku akcji strażaków, nasze mieszkanie znajdujące się na ostatnim piętrze zostało kompletnie zalane. Zarządca budynku odsyła nas do firmy budowlanej, a ta na ten moment nie poczuwa się do wzięcia odpowiedzialności. Ta sytuacja zmusiła nas do wynajęcia innego mieszkania na czas trwania postępowania wyjaśniającego całe te zdarzenie, lecz nasze oszczędności się kończą. Sam najem mieszkania to koszt 2100 zł.  

W związku z powyższym bardzo proszę o przyznanie mi bezzwrotnej zapomogi, by umożliwić mnie i mojej rodzinie dalszy najem mieszkania, gdyż nasze mieszkanie nie nadaje się do użytkowania. 

Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za składanie nieprawdziwych zeznań. “

Udokumentowanie sytuacji finansowej

Niezbędne jest by wniosek o zapomogę z ZFŚS został odpowiednio udokumentowany. Zakładowy regulamin z pewnością wymaga dołączenia takiej dokumentacji potwierdzającej zaistnienie wymienionych zdarzeń, a ponadto uwiarygadnia nasze słowa. Jeśli posiadasz poniższe dokumenty, warto je dołączyć:

• zaświadczenie o dochodach innych osób w gospodarstwie domowym (zaświadczenie, rozliczenie PIT)
• zaświadczenie o pobieraniu zasiłku dla bezrobotnych z Urzędu Pracy,
• zaświadczenie o braku dochodów,
• zaświadczenie lekarskie,
• wykaz zaległości w płatnościach,
• wypis ze szpitala,
• historia choroby,
• kopie rachunków za utrzymanie, leczenie, rehabilitację,
• kopie rachunków za remont,
• wycena / kosztorys wykonania remontu,
• orzeczenie rzeczoznawcy,
• protokół z Policji, 
• protokół interwencji Straży Pożarnej,
• odpis aktu zgonu,

Otrzymanie zapomogi a zapłata podatku

W przypadku otrzymanej zapomogi należy złożyć oświadczenie w Urzędzie Skarbowym w zależności od źródła i celu finansowania. Rok 2018 przyniósł wiele pozytywnych zmian w zakresie opodatkowaniu zapomóg z ZFŚS oraz innych źródeł, a w tym zwiększenie limitów. Zapoznaj się z brzmieniem z wybraną treścią Ustawy o PIT:

art. 21 ust. 1 pp. 26 Ustawy o PIT 

“zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci:
a) z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z funduszy związków zawodowych lub zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości,
b) z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 6.000 zł;”

art. 21 ust. 1 pp. 9a Ustawy o PIT 

“zapomogi, inne niż wymienione w pkt 26, wypłacane z funduszy zakładowej lub międzyzakładowej organizacji związkowej pracownikom należącym do tej organizacji, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1.000 zł;”

W powyższego wynika, iż niezależnie od wysokości, poniższe zapomogi z ZFŚS są zwolnione z płacenia podatku:

• w wyniku zdarzeń losowych,
• w wyniku klęsk żywiołowych,
• w wyniku długotrwałej choroby,
• w wyniku śmierci,

W przypadku zapomóg przyznanych z ZFŚS z powodu innych powodów, możemy liczyć na zwolnienie do wysokości 1000 zł. Od nadwyżki ponad tą kwotę, pracodawca jako płatnik, powinien pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. 

Podanie o zapomogę z ZFŚS- pobierz wzór

Specjalnie dla naszych czytelników przygotowaliśmy edytowalne wzory omawianych pism. Wystarczy, że klikniesz na jeden z poniżej wyświetlonych wzorów, a zostaniesz przeniesiony do strony pobierania.

W tym przypadku znajdziesz:

• Podanie o zapomogę z ZFŚS – wzór darmowy!

Uwaga! Wzory w plikach .PDF możesz edytować nawet w przeglądarce, co znacznie przyśpieszy cały proces i nie wymaga używania dedykowanego oprogramowania. Jeśli po wydrukowaniu widoczne są suwaki wyboru lub doświadczasz problemu z czcionką, skorzystaj z programu Adobe Reader.